Työtodistus on asiakirja, joka annetaan työntekijälle työsuhteen päättyessä tai työntekijän pyynnöstä myös työsuhteen aikana. Työtodistuksen avulla työntekijä voi osoittaa työhistoriaansa ja työtehtäviään esimerkiksi uutta työpaikkaa hakiessaan tai muissa virallisissa yhteyksissä.
Työtodistus voidaan laatia suppeana tai laajana. Suppea työtodistus sisältää tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä. Laaja työtodistus sisältää näiden lisäksi kuvauksen työntekijän työssä suoriutumisesta ja käytöksestä, jos työntekijä tätä erikseen pyytää.
HR-järjestelmässä työtodistuksen luonti on ohjattua ja helppoa. Järjestelmä auttaa varmistamaan, että työtodistus sisältää tarvittavat tiedot ja on yhdenmukainen organisaation käytäntöjen kanssa. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten työtodistus luodaan, täydennetään ja tallennetaan järjestelmään.
Uuden työtodistuksen luominen
Uutta työtodistusta luotaessa ensimmäiseksi valitaan, laaditaanko työtodistus suppeana vai laajana. Suppea työtodistus sisältää tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä. Laaja työtodistus sisältää näiden lisäksi arvion työntekijän työssä suoriutumisesta ja käytöksestä. Valinta vaikuttaa siihen, mitä kenttiä lomakkeella näytetään ja mitä tietoja työtodistukseen sisällytetään.
Työtodistuksen laajuuden valinnan jälkeen valitaan henkilö, jota työtodistus koskee. Henkilö valitaan pudotusvalikosta, minkä jälkeen järjestelmä täyttää automaattisesti henkilön perustiedot, kuten henkilönumeron, nimen, yksilöintitunnuksen sekä osoitetiedot. Tiedot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa täydentää ennen etenemistä.
Työsuhteen kesto esitäytetään HR-järjestelmään tallennettujen työsuhdetietojen perusteella. Alkamis- ja päättymispäivämäärät tuodaan automaattisesti työtodistukselle, ja niitä voidaan tarvittaessa muokata ennen työtodistuksen tallentamista. Nämä päivämäärät muodostavat keskeisen osan työtodistuksen sisältöä.
Sisältö-osiossa kirjoitetaan työtodistuksen tekstit otsikoittain. Suppeassa työtodistuksessa sisältö koostuu yhdestä osiosta, jossa otsikkona käytetään esimerkiksi ”Työtehtävät” ja sisältökenttään kirjoitetaan sanallinen kuvaus työntekijän tehtävistä. Laajassa työtodistuksessa voidaan lisätä useampia otsikoita ja sisältöjä. Tyypillisesti yksi osio kuvaa työntekijän työtehtäviä ja toinen osio työntekijän työssä suoriutumista ja käytöstä. Jokaiselle osiolle annetaan oma otsikko ja siihen liittyvä sisältö, ja ne tulostuvat työtodistukseen samassa järjestyksessä kuin ne on lomakkeella määritelty.
Allekirjoitusosiossa täytetään työtodistuksen allekirjoitukseen liittyvät tiedot. Näihin kuuluvat paikka, päivämäärä, allekirjoittajan nimi sekä titteli. Nämä tiedot näkyvät työtodistuksen lopussa.
Työtodistukseen voidaan tarvittaessa liittää liitteitä, jos organisaatiossa on sovittu niiden käytöstä. Ennen tallentamista työtodistus kannattaa tarkistaa Esikatselu-toiminnon avulla, jotta ulkoasu ja sisältö ovat oikein. Tarvittaessa tietoja voidaan vielä muokata. Valmis työtodistus tallennetaan Tallenna-painikkeella tai luonti voidaan keskeyttää valitsemalla Peruuta.
Kun työtodistus on tallennettu, se näkyy Työtodistukset-näkymän listassa. Työtodistuksen voi tulostaa suoraan listauksesta napsauttamalla työtodistuksen riviä hiiren oikealla painikkeella. Avautuvasta valikosta valitaan Tulosta työtodistus, jolloin järjestelmä muodostaa tulostettavan version työtodistuksesta. Tulostustoiminnon avulla työtodistus voidaan tulostaa paperille ja tallentaa allekirjoitettu todistus liitteeksi.