Vaihtoehdot fuusion yhteydessä:
- Lopetetaan molempien vanhojen yritysten ympäristö ja perustetaan fuusioituneelle yritykselle kokonaan uusi, oma ympäristö
- Lopetetaan sulautuvan yrityksen ympäristö ja siirretään sulautuvan yrityksen tulevat laskut ja toiminta vastaanottavan yrityksen ympäristöön. Vanhojen tietojen siirto vastaanottavan yrityksen tietoihin ei ole mahdollista, mutta fuusiohetkestä eteenpäin tulevat laskut voidaan ohjata vastaanottavan yrityksen ympäristöön.
Yleiset huomioitavat asiat fuusiossa, jossa sekä sulautuva että vastaanottava yhtiö ovat samassa Menussa ja käytetään vastaanottavan yhtiön ympäristöä
Ostolaskut: Verkkolaskut
Sinä päivänä, kun poistuvan yrityksen verkkolaskut halutaan ohjata vastaanottavan yrityksen Ostolaskuihin, tulee Menusta käydä poistamassa sulautuvan yrityksen tiedoista kaikki Alias-tiedot (sulautuvan yrityksen nimen perässä oleva Muokkaa Aliakset). Muista tallentaa muutokset Tallenna-painikkeella tietojen poiston jälkeen. Alias-tietojen perusteella laskut ohjautuvat haluttuun Ostolaskut kantaan ja nuo tiedot poistamalla voidaan estää tulevien laskujen ohjautuminen automaattisesti sulautuvan yrityksen Ostolaskuihin. Laskut jäävät tämän jälkeen Linkiin, josta ne tulee käydä manuaalisesti ohjaamassa eteenpäin ja ohjaus voidaan tehdä vastaanottavan yrityksen Ostolaskuihin. Ohjelma oppii jokaisesta manuaalisesta ohjauksesta ja alkaa vähitellen ohjaamaan poistuvan yrityksen laskuja automaattisesti vastaanottavan yrityksen Ostolaskuihin.
Poistuvan yrityksen verkkolaskuosoite voi olla olemassa ainakin siihen saakka, kunnes toimittajakirjeet on lähetetty muuttuneista tiedoista ja verkkolaskuosoitteesta kaikille toimittajille. Verkkolaskuosoite voidaan katkaista parin viikon kuluttua toimittajakirjeen lähettämisestä. Katkaisemisen jälkeen vanhalla verkkolaskuosoitteella toimitetut laskut eivät enää tule perille, vaan lähettäjä saa virheilmoituksen väärästä osoitteesta. Verkkolaskuosoitteen katkaisu onnistuu verkkolaskuyhteyden poisto -lomakkeen kautta.
Ostolaskut: Maksuliikenne
Kukin pankkitili ja maksajatunnus voi olla käytössä vain yhdessä Ostolaskut kannassa kerrallaan. Sulautuvan yrityksen maksuliikenne pitäisi pystyä hoitamaan vanhasta Ostolaskuista niin pitkään kuin siellä on maksettavia laskuja. Vasta sen jälkeen maksutiedot voi vaihtaa uuteen ympäristöön. Maksatuksen kohdalla tulee pohtia ja selvittää miten pankkitilit muuttuvat fuusion yhteydessä ja minkälaisia sopimuksia tarvitaan. Esim. pysyykö kummallakin yrityksellä vanhat pankkitilit vai alkaako sulautuva yritys käyttämään vastaanottavan yrityksen pankkitilejä tai perustetaanko kokonaan uudet pankkitilit fuusioituneelle yritykselle. Tämä vaikuttaa myös maksatukseen ja sen vaatimiin toimenpiteisiin. Tärkeimmät kulmakivet ovat kuitenkin poistuvan yrityksen maksatusmahdollisuuden säilyminen niin pitkään kuin vanhassa ympäristössä on laskuja maksettavana ja tämän jälkeen maksusopimusten siirto vastaanottavan yrityksen sopimukselle.
Kun maksaminen siirtyy Kierrätyksestä toiseen, tulee sulautuvan yrityksen tiedoista Menussa käydä poistamassa pankkitilitiedot. Aliakset-kentän alapuolella on Pankkitilit-kenttä, josta tulee siinä vaiheessa poistaa pankkitili. Jos saman pankkitilin käyttöä halutaan jatkaa vastaanottavan yrityksen ostolaskuissa, tulee pankkitili käydä lisäämässä kyseisen ostolaskujen asetuksiin ja sen jälkeen varmistaa, että pankkitili on vastaanottavan yrityksen tiedoissa Menussa.
Ostolaskut, Myyntilaskut ja Kirjanpito: Asetukset
Kun yritykset fuusioituvat ja sulautuvan yrityksen laskuliikenne siirretään vastaanottavan yrityksen Ostolaskuihin/kirjanpitoon, tulee ohjelmien asetukset tarkistaa vastaanottavalta yritykseltä sekä muuttaa/lisätä tarvittavat tiedot rekistereihin ja asetuksiin, esimerkiksi
- lisää pankkitili (OL, ML, KP)
- lisää pankkitilille oma tositelaji & kirjanpidon tili (KP)
- lisää tarvittavat kirjanpidon tilit sulautuvan yrityksen osalta vastaanottavan yrityksen tilikarttaan (KP, OL, ML)
- lisää tarpeen mukaan uudet laskentakohteet vastaanottavaan yritykseen (KP, OL, ML)
- lisää tarvittavat maksuehdot (OL)
- lisää sulautuvan yrityksen tuotteet ja asiakkaat (ML)
- mikäli matkalaskut ovat käytössä, lisää tarvittavat henkilöt ja palkkalajit (OL)
- lisää uusia TITO-sääntöjä, mikäli tarpeen (KP)
- tarkista automaattisäännöt, onko tarpeen muuttaa/päivittää sääntöjä (KP)
- räätälöityjen raporttien päivitys (KP)
- tilinpäätöspohjan päivitys (KP)
Laskentakohdetiedot kulkevat vain tuloslaskelman puolella, jolloin fuusioitavista yhtiöistä voidaan saada niiden avulla erilliset raportit. Taseen puolelta laskentakohteet eivät kulje mukana, joten taseen puolelta ei erillisraportointia saada.
Myyntilaskut: Verkkolaskut ja reskontra
Lähettävä verkkolaskusoite voidaan poistaa, kun laskuja ei ole enää tarkoitus sulautuvan yhtiön toimesta lähettää. Avoimet saatavat siirtyvät sellaisenaan vastaanottavan yhtiön kirjanpitoon ja suoritukset tulee manuaalisesti kohdistaa kirjanpitoon kun ne saadaan. Jatkossa sulautuvan yhtiön pankkitili voidaan lisätä vastaanottavan yrityksen myyntilaskujen asetuksiin, mikäli tarpeen. Mikäli sulautuvan yhtiön viiteaineistot on tarpeen saada vastaanottavan yhtiön reskontraan, tulee tarkistaa pankkisopimukset.
Menu: Verottajan varmenne tulorekisteri-ilmoitukset
Jos y-tunnus vaihtuu, tulee varmistaa verottajalta miten toimitaan. Oletuksena on, että uudelle y-tunnukselle haetaan uusi varmenne, jolle haetaan asiakkaittain valtuudet, että tulorekisteri-ilmoituksia voidaan lähettää tilitoimiston varmenteella. Jos jatkatte vanhalla varmenteella, voi uusinnan yhteydessä tulla ongelmia.
Menuun liitetään tilitoimiston varmenne, jolla ilmoitetaan kaikkien asiakkaiden tulorekisteri-ilmoitukset, mutta tuon uuden varmenteen hakeminen ja siihen liittyvät valtuutukset tulee varmistaa verottajan puolelta.
Menu: Käyttöoikeudet
Tarkistettava, että sulautuvan yrityksen käyttäjillä on jatkossa oikeudet tarvittaviin toimintoihin vastaanottavan yrityksen puolella.