Työpöytä eli etusivu on Finago HR easy -ohjelmiston roolikohtainen aloitus- ja koontinäkymä. Se kokoaa yhteen käyttäjän työn kannalta tärkeät tiedot heti sisäänkirjautumisen jälkeen.
Työpöydältä näet nopeasti esimerkiksi henkilöstöön, muistutuksiin, merkkipäiviin, poissaoloihin, välineistöön ja työsuhteisiin liittyviä asioita. Työpöydän tarkoitus on helpottaa arjen seurantaa ja vähentää tarvetta hakea usein seurattavia tietoja erikseen ohjelman eri osioista.
Työpöydän sisältö määräytyy käyttäjän roolin mukaan. HR-pääkäyttäjällä ja HR-käyttäjällä on sama HR-työpöytä. Esihenkilöllä, palkanlaskijalla ja laitehallitsijalla on kullakin oma roolinsa mukainen työpöytä. Työntekijän aloitusnäkymä on Oma profiili, jossa näkyvät työntekijän omiin tietoihin liittyvät kortit.
Työpöydällä näkyvät tiedot riippuvat käyttäjän roolista, käyttöoikeuksista ja organisaatiolla käytössä olevista toiminnoista. Esimerkiksi HR-pääkäyttäjä näkee laajemmin koko organisaation tietoja. Esihenkilön työpöydällä tiedot koskevat pääsääntöisesti esihenkilön omia alaisia.
Työpöydän rakenne
Ylävalikko ja suosikit
Työpöydän yläreunassa on päävalikko, jonka kautta voit siirtyä ohjelman eri osioihin. Näkyvissä olevat osiot riippuvat käyttäjän roolista ja käyttöoikeuksista.
Ylävalikossa voi näkyä esimerkiksi:
Etusivu
Oma profiili
Henkilöstö
Tilastot
Organisaatio
Asetukset
Vasemmassa reunassa näkyvät suosikit. Ne ovat pikalinkkejä ohjelman eri toimintoihin. Käyttäjä voi itse muokata suosikkejaan. Suosikiksi voi lisätä ohjelman eri osioiden sisällä olevia toimintoja klikkaamalla toiminnon vieressä olevaa tähteä. Kun tähti on keltainen, toiminto näkyy vasemman reunan suosikeissa. Suosikin voi poistaa klikkaamalla tähteä uudelleen.
Oikean yläkulman kuvakkeet
Oikean yläkulman kuvakkeista löydät ilmoitukset, ohjeportaalin ja käyttäjäkohtaiset toiminnot.
Kello-kuvake
Kello-kuvakkeesta näet ohjelmaan liittyviä ilmoituksia.
Ilmoituksia voi tulla esimerkiksi silloin, kun ohjelmaan on tehty muutoksia.
Laajoilla käyttöoikeuksilla käyttäjä voi nähdä myös muiden käyttäjien tekemiä muutoksia. Ilmoituksessa voi näkyä esimerkiksi, mihin henkilöön muutos liittyy ja mitä tietoja on muokattu.
Kysymysmerkki
Kysymysmerkistä pääset Finago HR easy -ohjeportaaliin. Ohjeportaalista löydät ohjelman käyttöohjeita, toimintoihin liittyviä tarkennuksia sekä integraatioihin liittyviä kuvauksia.
Ohjeportaalia kannattaa hyödyntää erityisesti silloin, kun haluat tarkistaa, miten jokin toiminto toimii tai mitä tietoja järjestelmien välillä siirtyy.
Käyttäjäkuvake
Käyttäjäkuvakkeesta avautuu käyttäjävalikko.
Valikossa näkyvät käyttäjän nimi ja organisaatio. Valikon kautta voit:
vaihtaa ohjelman käyttökielen
avata kirjautumisasetukset ja hallita monivaiheista tunnistautumista
vaihtaa salasanasi
kirjautua ulos ohjelmasta
Valikossa voi näkyä myös ratas-kuvake. Ratas näkyy käyttäjille, joilla on oikeus käyttää näitä asetuksia. Rattaan kautta pääsee asetuksiin, joissa voidaan hallita esimerkiksi integraatioihin liittyviä tuonti- ja vientitoimintoja.
Näkyvissä olevat asetukset riippuvat käyttäjän käyttöoikeuksista.
Työpöydällä näkyvät kortit
Työpöydän tiedot näytetään korteissa. Kortti on työpöydällä näkyvä tietolaatikko, joka kokoaa tietyn aihealueen tiedot yhteen.
Kortit voivat näyttää tietoja esimerkiksi kaaviona, listana, taulukkona tai tunnuslukuna.
Korttien muokkaaminen
Kortteja hallitaan kortin oikean yläkulman kolmen pisteen valikosta.
Valikosta voit:
valita, mitä sisältöä kortissa näytetään
valita kortin koon
poistaa kortin
lisätä uuden kortin
Korttien järjestys muodostuu valittujen korttien ja niiden koon perusteella. Käyttäjä voi muokata työpöydän sisältöä lisäämällä ja poistamalla kortteja sekä vaihtamalla korttien kokoa.
Uuden kortin lisääminen
Lisää uusi kortti näin:
Klikkaa jonkin työpöydällä näkyvän kortin oikeassa yläkulmassa olevaa kolmen pisteen painiketta.
Valitse Lisää uusi.
Valitse kortin koko.
Valitse pudotusvalikosta, mitä sisältöä kortissa näytetään.
Käytettävissä olevat kortit riippuvat käyttäjän roolista, käyttöoikeuksista ja organisaation käytössä olevista toiminnoista.
Roolikohtaiset työpöydät
Työpöydän sisältö riippuu käyttäjän roolista. Tässä osiossa kerrotaan, mitkä kortit näkyvät eri roolien työpöydillä oletuksena ja mitä muita kortteja roolille voi lisätä.
Korttien tarkemmat kuvaukset löydät tämän ohjeen kohdasta Korttien tietosisällöt.
HR-pääkäyttäjän ja HR-käyttäjän työpöytä
HR-pääkäyttäjällä ja HR-käyttäjällä on sama työpöytä. Työpöytä kokoaa organisaation henkilöstöön, työsuhteisiin, merkkipäiviin, muistutuksiin ja poissaoloihin liittyviä tietoja.
Oletuksena näkyvät kortit
Henkilöstöyhteenveto
Henkilöstötilastot
Merkkipäivät
Muistutukset
Sukupuolijakaumat
Henkilöstömäärä
Päättyvät koeajat
Päättyvät määräaikaiset työsuhteet
Kokemusvuodet
Lomapäivät
Muut lisättävissä olevat kortit
Kulut
Palkkakauden tiedot
Poissaolopäivät
Poissaolotunnit
Sairauspoissaolopäivät
Sairauspoissaolotunnit
Esihenkilön työpöytä
Esihenkilön työpöydällä näkyvät tiedot koskevat pääsääntöisesti esihenkilön omia alaisia. Osa korteista voi kuitenkin näyttää koko organisaatiota koskevaa tietoa, kuten Henkilöstöyhteenveto.
Oletuksena näkyvät kortit
Henkilöstöyhteenveto
Henkilöstömäärä
Merkkipäivät
Lomapäivät
Päättyvät koeajat
Päättyvät määräaikaiset työsuhteet
Muut lisättävissä olevat kortit
Sairauspoissaolopäivät
Sairauspoissaolotunnit
Palkanlaskijan työpöytä
Palkanlaskijan työpöytä kokoaa palkanlaskennan kannalta tärkeitä HR-tietoja.
Oletuksena näkyvät kortit
Henkilöstöyhteenveto
Alkavat työsuhteet
Uusien työsopimusten alkaminen
Muuttuneet palkkatiedot
Tilatut luontoisedut
Päättyvät määräaikaiset työsuhteet
Päättyvät työsuhteet
Päättyvät koeajat
Lomapäivät
Lomapäivät taulukkona
Muut lisättävissä olevat kortit
Palkanlaskijan työpöydällä kaikki roolille saatavilla olevat kortit näkyvät oletuksena. Käyttäjä voi kuitenkin poistaa kortteja ja lisätä niitä myöhemmin takaisin.
Laitehallitsijan työpöytä
Laitehallitsijan työpöytä kokoaa välineisiin ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot.
Oletuksena näkyvät kortit
Tilatut välineistöt/käyttöoikeudet
Palautuvat välineistöt/käyttöoikeudet
Käytössä olevat välineet/käyttöoikeudet
Muut lisättävissä olevat kortit
Laitehallitsijan työpöydällä kaikki roolille saatavilla olevat kortit näkyvät oletuksena. Käyttäjä voi kuitenkin poistaa kortteja ja lisätä niitä myöhemmin takaisin.
Työntekijän Oma profiili -näkymä
Työntekijän aloitusnäkymä on Oma profiili. Siellä näkyvät työntekijän omiin tietoihin liittyvät kortit.
Oma profiili -näkymässä voi näkyä esimerkiksi:
Esihenkilöni
Tehtävät & tavoitteet
Ohjeistukset
Jäljellä oleva lomasaldo
Pekkassaldo
Lomapäivät
Verokortti
Näkyvät kortit riippuvat organisaation käytössä olevista toiminnoista ja siitä, mitä tietoja työntekijälle on saatavilla.
Korttien tietosisällöt
Tässä osiossa kuvataan työpöydällä näkyvien korttien tietosisällöt. Korttien näkyvyys riippuu käyttäjän roolista, käyttöoikeuksista ja organisaation käytössä olevista toiminnoista.
Työntekijän Oma profiili -näkymän kortit kuvataan erikseen tämän osion jälkeen.
Henkilöstöyhteenveto
Näyttää henkilöstön kokonaismäärän ja keski-iän. Esihenkilön työpöydällä tieto koskee koko organisaatiota.
Henkilöstötilastot
Näyttää tiiviin yhteenvedon organisaation henkilöstötilanteesta. Kortissa näkyy esimerkiksi työsuhteessa olevien henkilöiden määrä, sukupuolijakauma, viimeksi aloittanut työntekijä sekä viimeisten neljän kuukauden aikana alkaneet ja päättyneet työsuhteet.
Henkilöstömäärä
Näyttää henkilöstömäärän prosentuaalisen jakautumisen valitun dimension, esimerkiksi kustannuspaikan tai osaston, mukaan.
Sukupuolijakaumat
Näyttää henkilöstön sukupuolijakauman donitsikaaviona.
Kokemusvuodet
Näyttää pylväskaaviossa, kuinka kauan henkilöt ovat olleet työssä. Kokemusvuodet jaotellaan viiden vuoden ryhmiin, ja laskenta perustuu työsuhteen aloituspäivään.
Merkkipäivät
Näyttää henkilöstön syntymäpäivät ja talossaolovuodet. Näkymä on jaettu ajanjaksoihin, kuten tänään, tällä viikolla, ensi viikolla, tässä kuussa ja tulevina kuukausina. Tarkasteltava ajanjakso voidaan valita 1–6 kuukauden väliltä.
Muistutukset
Näyttää henkilöihin liittyvät muistutukset, kuten lisenssin, sertifikaatin tai kortin voimassaoloon liittyvät muistutukset sekä koeajan tai määräaikaisen työsuhteen päättymiseen liittyvät muistutukset. Muistutukset näkyvät, kunnes ne kuitataan tehdyiksi.
Päättyvät koeajat
Listaa valitulla aikavälillä päättyvät koeajat. Kortissa näkyvät henkilön nimi, tehtävänimike ja koeajan päättymispäivä.
Päättyvät määräaikaiset työsuhteet
Listaa valitulla aikavälillä päättyvät määräaikaiset työsuhteet.
Päättyvät työsuhteet
Listaa valitulla aikavälillä päättyvät työsuhteet. Kortissa voi näkyä henkilön nimi, tehtävänimike, päättymispäivä, päättämisen syy ja mahdollinen viesti palkanlaskentaan.
Alkavat työsuhteet
Listaa valitulla aikavälillä alkavat työsuhteet. Kortissa näkyvät esimerkiksi henkilön nimi, työsuhteen alkamispäivä, palkkausmuoto ja maksuryhmä.
Uusien työsopimusten alkaminen
Listaa valitulla aikavälillä alkavat uudet työsopimukset. Kortissa näkyvät esimerkiksi henkilön nimi, työsopimuksen alkupäivä, palkkausmuoto ja maksuryhmä.
Muuttuneet palkkatiedot
Listaa valitulla aikavälillä muuttuneet palkkatiedot. Kortissa näkyvät esimerkiksi henkilö, voimassaolon alkupäivä, palvelussuhteen tyyppi ja osa-aikaprosentti.
Tilatut luontoisedut
Listaa valitulla aikavälillä tilatut luontoisedut. Jos tilattuja luontoisetuja ei ole, kortissa näytetään tästä ilmoitus.
Käytössä olevat välineet/käyttöoikeudet
Näyttää piirakkakaaviona välineet ja käyttöoikeudet, jotka on luovutettu mutta joita ei ole vielä palautettu. Nimikkeenä käytetään ensisijaisesti välineistön Kuvaus-kenttää ja toissijaisesti Tunnus/numero/tunniste-kenttää.
Palautuvat välineistöt/käyttöoikeudet
Listaa välineet ja käyttöoikeudet, joille on annettu palautuspäivä mutta joita ei ole vielä merkitty palautetuiksi.
Tilatut välineistöt/käyttöoikeudet
Listaa tilatut välineet ja käyttöoikeudet, joita ei ole vielä luovutettu eikä palautettu. Kortissa näkyvät esimerkiksi tilauksen tiedot, henkilö ja välineen tunnistetiedot.
Lomapäivät
Näyttää henkilöittäin käytetyt ja jäljellä olevat lomapäivät. Vuosi valitaan kortin valikosta. Kortissa on myös valinta, tarkastellaanko lomapäiviä HR-ohjelmassa tai palkanlaskennassa.
Huom. Palkanlaskennan tietojen näkyminen riippuu siitä, siirtyykö tieto käytössä olevassa integraatiossa.
Lomapäivät taulukkona
Näyttää lomapäivät henkilöittäin taulukkomuodossa. Kortissa näkyvät käytetyt ja jäljellä olevat lomapäivät, ja lomavuosi valitaan valikosta. Kortissa on myös valinta, tarkastellaanko lomapäiviä HR-ohjelmassa tai palkanlaskennassa.
Huom. Palkanlaskennan tietojen näkyminen riippuu siitä, siirtyykö tieto käytössä olevassa integraatiossa.
Integraatiosta riippuvat kortit
Osa korteista näyttää tietoja, jotka tulevat palkanlaskennan integraatiosta. Näiden korttien tiedot näkyvät vain, jos käytössä oleva integraatio siirtää kyseiset tiedot Finago HR easyyn.
Kulut
Näyttää bruttopalkkakulut kuukausitasolla viivakaaviona. Kortissa näytetään kuluvan vuoden toteutuneet palkkakulut, edellisen vuoden palkkakulut sekä viimeisen 12 kuukauden palkkakulut.
Palkkakauden tiedot
Näyttää kuluvan palkanmaksukauden nimen ja maksupäivän.
Huom. Kortin tiedot tulevat palkanlaskennan integraatiosta. Tietojen näkyminen riippuu siitä, siirtyykö tieto käytössä olevassa integraatiossa.
Poissaolopäivät
Näyttää kuukausittaiset poissaolopäivät viivakaaviona. Tieto voi sisältää esimerkiksi sairauspoissaoloja ja vuosilomia.
Poissaolotunnit
Näyttää kuukausittaiset poissaolotunnit viivakaaviona. Kortti vastaa poissaolopäivien näkymää, mutta tiedot näytetään tuntien tarkkuudella.
Sairauspoissaolopäivät
Näyttää sairauspoissaolopäivät kuukausitasolla. Tiedot voidaan näyttää jaoteltuna palkallisiin ja palkattomiin sairauspoissaoloihin.
Sairauspoissaolotunnit
Näyttää sairauspoissaolot tunnin tarkkuudella. Tiedot voidaan näyttää jaoteltuna palkallisiin ja palkattomiin sairauspoissaoloihin.
Oma profiili -näkymän kortit
Työntekijän aloitusnäkymä on Oma profiili. Siellä näkyvät työntekijän omiin tietoihin liittyvät kortit. Näkyvät kortit riippuvat organisaation käytössä olevista toiminnoista ja siitä, mitä tietoja työntekijälle on saatavilla.
Esihenkilöni
Näyttää työntekijän esihenkilön tiedot, kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron.
Tehtävät & tavoitteet
Näyttää työntekijälle asetettuja tehtäviä ja tavoitteita. Tiedot tulevat keskusteluilta.
Ohjeistukset
Näyttää organisaation työntekijälle lisäämiä ohjeita. Oma profiili -näkymässä näytetään vain ohjeet, jotka on tallennettu työntekijälle näkyviin kategorioihin, kuten TES, Työsuojelu, Työterveys, Matkustusohjeet, Työturvallisuus, Tietoturva, Työntekijäedut, Paloturvallisuus, Help desk, Pukuohjeistus tai Ergonomia.
Jäljellä oleva lomasaldo
Näyttää työntekijän jäljellä olevan lomasaldon, jos lomasaldoja ylläpidetään HR-ohjelmassa.
Lomapäivät
Näyttää työntekijän lomapäivien tilanteen. Lomasaldot näkyvät, jos niitä ylläpidetään HR-ohjelmassa.
Pekkassaldo
Näyttää työntekijän pekkassaldon, jos tieto on saatavilla. Tieto tulee palkanlaskennan integraatiosta.
Verokortti
Näyttää työntekijän verokorttitietoja, jos tieto on saatavilla. Tieto tulee palkanlaskennan integraatiosta.