Yhteystiedot
ALV
Arkistointi
Lukitseminen
Kirjanpidon vientien oletukset
Muut
Kirjanpidon tapahtumien tuonti muista järjestelmistä
Osioita pääsee muokkaamaan painamalla osion oikean alakulman Päivitä-painiketta.
Yhteystiedot
Yhteystiedot-osiossa määritellään yrityksen yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa. Yhteyshenkilötietoja käytetään informatiivisina tietoina, esimerkiksi kirjanpitäjän tiedot noudetaan tilinpäätökseen. Päivitä-painikkeella pääset muokkaamaan yhteystietoja.
ALV
ALV-osiossa määritellään arvonlisäveron käsittelyyn liittyviä asetuksia.
Alv-tapa -valinnalla voidaan määritellä onko yrityksen arvonlisäverokäsittely brutto, netto vai veroton.
- Brutto-tavalla tositteet näkyvät pääkirjalla bruttosummilla ja arvonlisävero kirjataan vasta alv-laskennan yhteydessä tileiltä. Brutto-valinnalla vientirivien summat esitetään aina bruttona eli verollisina. Tositteiden summat voidaan syöttää kuitenkin joko bruttosummina (Summa -kenttään) tai nettosummina (Netto -kenttään).
- Netto-tavalla tositteet näkyvät pääkirjalla nettosummilla ja arvonlisävero kirjataan heti alkuperäisen viennin tallennuksen yhteydessä. Tositteiden summat voidaan syöttää joko bruttosummina (Summa -kenttään) tai nettosummina (Netto -kenttään).
- Veroton -käsittely ei huomioi arvonlisäverokoodeja lainkaan, vaikka ne olisi perustettu yhteiseen tilikarttaan. Mikäli toiminta on verotonta, valitaan tämä vaihtoehto.
Ilmoitusjakso-valinnalla määritetään toimitetaanko veroilmoitus oma-aloitteisista veroista kuukausittain (1 kk), neljännesvuosittain (3 kk) vai vuosittain (12 kk). Asetus vaikuttaa TYVI-aineiston verokauden pituustiedon muodostumiseen. Asetuksen avulla voidaan halutessa perustaa kirjanpidon kaudet ilmoituskausien mukaisesti.
Oma-aloitteisien verojen viitettä käytetään oma-aloitteisista veroista ilmoituskausittain muodostuvan ostolaskun viitetietona. Viite tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
Alv-kirjauksen kirjanpidon tili -kentässä määritetään tili, jolle verotilivelka tai -saaminen kirjataan arvonlisäveron kausittaisen päättämisen yhteydessä.
Verohallinnon pankkitili -kentässä määritetään pankkitili, jolle vero maksetaan. Pankkitili annetaan IBAN-muodossa. Tiliä käytetään arvonlisäverosta muodostettavan ostolaskun pankkitilinä. Tilinumero tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
Verohallinnon BIC–kenttään annetaan verohallinnon pankkitilin BIC-koodi. BIC-tietoa käytetään kausittaisesta arvonlisäverolaskennasta muodostuvan ostolaskun pankkitilin BIC-koodina. BIC-koodi tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
ALV tositelaji -kentässä valitaan, mille tositelajille muodostetaan arvonlisäveron päättämisessä tehtävä tosite.
Verohallinnon toimittajanumero (Ostolaskut) - Arvonlisäverolaskennan yhteydessä voidaan myös muodostaa ostolasku suoraan Ostolaskuihin verojen maksamista varten. Verohallinnon toimittajanumero Ostolaskut -kenttään annetaan Ostolaskuissa Verohallinnolla oleva toimittajatunnus.
Salli alv-koodin muuttaminen -asetuksella määritellään voidaanko kirjanpidon tapahtumien syötössä (Tapahtumat – Avoimet tai Tapahtumat – Omat) vaihtaa kirjanpidon tililtä ehdotuksena tuleva alv-koodi.
Salli ALV-määrän muuttaminen -asetuksella määritellään, voidaanko kirjanpidon tapahtumien syötössä (Tapahtumat – Avoimet tai Tapahtumat – Omat) muuttaa tiliöintirivin arvonlisäveron määrää.
EU myynti -kohtaan valitaan alv-koodit arvonlisäveron yhteenvetoilmoitusta varten.
Arkistointi
Sijainti arkistossa
Raporttien pääluokka -asetuksella määritetään Arkiston pääjaottelu, jonka alla oleviin alajaotteluihin kirjanpidosta tallennetaan kaikki raportit, mikäli raportin tulostuksessa on valittu "kopio Arkistoon ja tulostetaan pdf-raportti. Asetus koskee sekä arvonlisäverolaskennassa muodostettavia liitteitä että tuloslaskelmaa, tasetta, pää- ja päiväkirjoja, laskureskontraraportteja ja tiliotteiden arkistointia. HUOM! Varmista, että pääjaottelu on sellainen, jossa tehtynä vähintään yksi alajaottelu, muuten tallennus ei toimi oikein. Tyhjennä myös selaimen välimuisti asetusmuutoksen tallentamisen jälkeen, jotta muutos olisi välittömästi käytettävissä raporttien tallentamisessa.
Verotusilmoitusten pääluokka - asetuksella määritetään mihin Arkiston pääjaotteluun tuloveroilmoitukset tallennetaan lähetyksen tai lähetetyksi merkinnän yhteydessä.
Lukitseminen
Lukitseminen-asetuksella voidaan määrittää lukituspäivämäärä. Kirjanpidon lukituspäivämäärä on pakollinen tieto, jotta vientejä voi syöttää. Lukituspäivämäärä estää vientien kirjaamisen lukituspäivämäärälle ja sitä vanhemmille päivämäärille. Jos lukituspäivämäärä on esim. 31.12.2018, et voi kirjata vientejä enää esim. tilikaudelle 1.1.2018 – 31.12.2018.
Myyntilaskujen lukituspäivä vaikuttaa siirtoihin Myyntilaskuista ja Ostolaskujen lukituspäivä siirtoihin Ostolaskuista.
Kirjanpidon vientien oletukset
Kuvauksen kopiointi -asetuksella ehdotetaan tapahtuman syötössä saman tositteen vienneille selitteeksi samaa selitetekstiä.
Summan ehdotus -asetuksella määritellään ehdotetaanko pääkirjatapahtuman syötössä seuraavalle vientiriville summaa, jolla tosite menee tasan.
Salli kirjaukset vain valitulle kaudelle -asetuksella voidaan estää tapahtumien kirjaaminen muille kuin valitun kauden mukaisille tositepäiville.
- Ei: ohjelma antaa ilmoituksen "Kirjaus ei kohdistu valitulle kaudelle", mikäli syötetään tositepäivä, joka ei kuulu valitulle kaudelle, mutta tämä ei estä tapahtuman tallennusta.
- Kyllä: ohjelma sallii kirjauksen vain valitulle kaudelle eli kirjaus muille kausille on estetty.
Tositenumerointi-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, milloin ohjelma ehdottaa seuraavaa tositenumeroa.
- Automaattinen: kun tosite menee tasan, ehdottaa ohjelma seuraavalle viennille automaattisesti seuraavaa tositenumeroa.
- Manuaalinen: ohjelma ehdottaa niin kauan samaa tositenumeroa, kunnes käyttäjä joko vaihtaa tositelajia tai antaa Tositelaji-kentässä + (plus)-merkin.
Vastatiliehdotus-asetuksella määritellään, mistä haetaan tapahtuman syötössä vastatiliehdotus. Mikäli asetuksessa on valittuna molemmat vaihtoehdot (Tililtä ja Tositelajin mukaan), haetaan vastatiliehdotus ensin tililtä ja sen jälkeen, mikäli tilillä ei vastatiliä ole, tositelajilta.
Oletuskausi-asetuksella määritellään Tapahtumat - Avoimet –näkymän oletuskausi.
Tositepäivämääräehdotus-asetuksella määritellään, mitä päivämäärää ohjelma ehdottaa pääkirjatapahtuman syötössä (Tapahtumat – Avoimet). Valinnan voi tehdä joko annetuista vaihtoehdoista tai jättää ottamatta päivämääräehdotukseen kantaa, jolloin voit itse syöttää päivämäärän tapahtuman syötön yhteydessä.
Tili jaksotukselle -kentässä määritellään, mille tilille taseeseen jaksotettava summa kirjataan.
Muut
Ominaisuudet
Laskureskontra käytössä -asetuksella määritellään avautuuko laskureskontra-ikkuna automaattisesti pääkirjatapahtuman syötössä laskureskontra-tyyppiselle tilille kirjattaessa.
Näytä tilin saldot -asetuksella ohjelma näyttää tapahtumien syötössä annetun kirjanpidontilin saldon Summa –kentän alapuolella. Saldo on annetun tositepäivän mukainen saldo. Saldossa on huomioitu myös jo syötetty vienti, mikäli tiliöinnin summa on jo Summa –kenttään syötetty.
eTosite käytössä -asetus mahdollistaa liitteen lisäämisen myös eTositearkistosta kirjanpidon tapahtumille. Liite voidaan lisätä Tapahtumat – Avoimet, Tapahtumat – Omat tai Tapahtumat – Kaikki -näkymissä sekä tiliotteen tiliönneissä. Liite voidaan lisätä joko käyttäjän tietokoneelta tai eTosite –arkistosta.
Tiliotekäsittely
Tiliotekäsittely-asetuksella voidaan määritellä, miten Heeros Kirjanpito käsittelee tiliotteita.
- Ei käytössä –vaihtoehdolla ohjelma ei ohjaa tiliotetta kirjanpitoon lainkaan.
- Automaattinen Tito –vaihtoehdolla ohjelma tuo Heeros Linkin noutaman tiliotteen kirjanpitoon ja tekee tiliotemääritysten mukaiset tiliöinnit tiliotteen tapahtumista valmiiksi.
- Manuaalinen – vaihtoehdolla ohjelma tuo tiliotteen kirjanpitoon, mutta ei tee tiliöintejä tapahtumista valmiiksi. Käyttäjä voi erikseen käynnistää tiliotteen tiliöimisen. Molemmissa vaihtoehdoissa (Automaattinen Tito ja Manuaalinen) käyttäjä voi muokata ohjelman tekemiä tiliöintejä.
Tiliöintitaso-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, avautuuko tiliotteen tiliöinneissä Seuraava-painikkeella seuraava ala- vai ylätason tapahtuma.
- Ylin: seuraava -painikkeella siirrytään tiliotteen seuraavalle ylätason tapahtumalle.
- Alin: seuraava -painikkeella ohjelma etsii seuraavn tiliotetapahtuman, tarkastaa onko se monitasoinen ja siirtyy tapahtuman alimman tason ensimmäiselle tapahtumalle.
Yhteiset tietovarannot
Yhteinen tilikartta -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tilikarttaa käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään pelkästään yrityksen omia tilejä. Tapahtumien syötössä ohjelma tarkastaa ensin, onko tiliä perustettu omiin tileihin ja vasta sen jälkeen hakee tietoa yhteisestä tilikartasta.
Yhteiset alv-koodit -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen arvonlisäverokoodeja käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia alv-koodeja. Toisin kuin tilejä, alv-koodeja käytetään joko malliyrityksestä tai sitten ne perustetaan kaikki oman yrityksen alv-koodeihin. Mikäli yhteiset alv-koodit on määritelty käyttöön, ei ohjelma huomioi mahdollisia omia alv-koodeja lainkaan.
Yhteiset tiliotesäännöt -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tiliotesääntöjä käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttää ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia tiliotesääntöjä. Toisin kuin tilejä, tiliotesääntöjä käytetään joko malliyrityksestä tai kaikki tarvittavat tiliotesäännöt perustetaan oman yrityksen tiliotesääntöihin.
Lisäkielet
Kenttiin voidaan määritellä tarvittaessa kolme ns. ylimääräistä kieltä raportointia varten. Ylimääräinen kieli saadaan käyttöön klikkaamalla Lisää lisäkieli -kohdasta ja antamalla kielen nimi kenttään (esim. Hollanti). Tämän lisäksi tulee raporttien rivimäärityksiin lisätä kyseiselle kielelle tarvittavat otsikot, samoin tilien taa tulee lisätä tilien nimet kyseisellä kielellä. Huom. raportit ovat lähtökohtaisesti yhteisiä kaikille Menun yrityksille, on suositeltavaa käyttää kaikissa yrityksissä samaa kieltä kohdissa 1, 2 tai 3.
Kirjanpidon tapahtumien tuonti muista järjestelmistä
Tässä osiossa määritellään yleisiä asetuksia kirjanpidon tapahtumien tuontiin Ostolaskuista, Myyntilaskuista, ePalkoista sekä muista järjestelmistä.
Laske ALV uudelleen kirjanpidossa - valinnalla Ei huomioidaan aineistossa mukana tuleva alv-koodi eli kirjanpidossa lasketaan arvonlisävero kunkin tapahtuman alv-koodin mukaisesti. Valinnalla Kyllä ei huomioida siirrossa tulevaa tapahtuman alv-koodia, vaan katsotaan kirjanpidosta kyseisen tilin takaa alv-koodi ja lasketaan lopullinen arvonlisävero tilin alv-koodin mukaisesti.
Yhdistele kirjaukset laskujen/laskelmien mukaan - Valinnalla Ei ohjelma muodostaa Heeros Kirjanpitoon viennit sellaisenaan kuin ne Ostolaskuissa, Myyntilaskuissa tai ePalkoissa on tehty eli jokaisesta tiliöinnistä tai kirjanpidon tositteesta tulee oma vientinsä myös kirjanpitoon. Valinnalla Kyllä ohjelma tekee laskuittain/laskelmittain koontivientejä; jos samalla laskulla/laskelmalla on vientejä samalle tilille ja samalle laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa.
Perusta puuttuvat laskentakohteet - Ei -valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet ovat perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Mikäli Ostolaskuista tai Myyntilaskuista yrittää siirtää tapahtumia, joilla käytettyä laskentakohdetta ei löydy Heeros Kirjanpidosta, tulee Ostolaskujen ja Myyntilaskujen siirtoraportille ilmoitus ”Valittua laskentakohdetta ei löytynyt”, eikä siirto onnistu ennen kuin kyseinen laskentakohde on perustettu kirjanpitoon tai Ostolaskuissa laskulle on vaihdettu toinen laskentakohde.
Kyllä–valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus.
Luo puuttuvat tilit - Ei-valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat tilit ovat perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Kyllä–valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat tilit. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus.
Valitse aineistolle tositelaji - Voit valita miten tuotavan aineiston tositelaji määräytyy: Aineiston mukaan tai oman valinnan mukaisesti.
Valuutat tapahtumien tuonneissa -asetuksella on mahdollista asettaa yrityksen kirjanpidon valuutaksi muu kuin euro. Toiminto hyödyntää kiinteitä valuuttakohtaisia kursseja, kun valuuttamääräisiä ostolaskuja tuodaan Ostolaskuista kirjanpitoon.
Valuuttakurssit asetetaan valitsemalla Kyllä kohdassa Käytä ulkomaan valuuttoja.
Kirjanpidon valuutaksi annetaan haluttu valuutta, esimerkiksi Iso-Britannian punta (GBP).
Kurssi euroon -kohdassa annetaan kiinteä, euro-valuutan ja valitun kirjanpidonvaluutan välinen kurssi. Esimerkiksi EUR-GBP kurssi 0,89853 (18.7.2019).
Muiden valuuttojen osalta voidaan halutessaan antaa kiinteitä kursseja, joita ohjelma käyttää valuuttamuunnoksessa, kun ostolaskuja tuodaan Ostolaskuista. Nämä tiedot annetaan kenttiin Valuutta ja Valuuttakurssi. Lisäys vahvistetaan painamalla Lisää-painiketta. Jos olemassa olevaa valuuttatietoa halutaan muokata, tulee valuutan tiedot ensin poistaa Poista-painikkeella ja tämän jälkeen lisätä uusi tieto.