Ennen Toimittajat-rekisteriin tehtäviä muutoksia, tarkista onko kyseisellä toimittajalla laskuja kierrossa.
- Mikäli kierrossa on laskuja, tarkista laskuilla olevan toimittajan tunnus.
- Mikäli laskuilla on eri toimittajatunnuksia, palauta ne laskut tarkastuskierron Avaus-vaiheeseen, joihin tehdään toimittajan muutos.
- Vaihda Avaus-vaiheessa oleville laskuille sen toimittajan tunnus, joka tullaan jättämään Toimittajat-rekisteriin.
- Kun laskut on muutettu samalle toimittajatunnukselle, palauta ne takaisin tarkastuskierron oikeaan vaiheeseen.
- Siirry Rekisterit – Toimittajat –näkymään ja poista ylimääräinen toimittaja rekisteristä, valitsemalla poistettava toimittaja aktiiviseksi ja klikkaamalla näkymän Poista -painiketta.
Esimerkki
Toimittajat-rekisterissä on kaksi Sonera -nimistä toimittajaa. Toisen toimittajatunnus on 100 ja toisen 500. Rekisteriin jätettävä toimittaja on tunnuksella 100.
- Etsi kierrossa olevat toimittajatunnuksella 500 olevat laskut ja siirrä ne Avaus –vaiheeseen.
- Vaihda näille laskuille toimittaja, jonka tunnus on 100.
- Tallenna ja palauta laskut tarkastuskierron oikeaan vaiheeseen.
- Poista Sonera toimittaja, jonka tunnus on 500 Toimittajat-rekisteristä. Toimittajat-rekisteriin jää yksi Sonera -niminen toimittaja, tunnuksella 100.
Jos poistettavalla toimittajalla on ohjelmassa laskuja jotka on jo siirretty Arkistoon ja Kirjanpitoon, tulee lasku palauttaa Ostolaskuissa näistä molemmista, ennen kuin toimittajan vaihto laskulle onnistuu.
Kirjanpidosta palautus Ostolaskuissa ei tee vastaavan viennin poistoa Kirjanpito-ohjelmassa, eli oikeaan kirjanpitoon ei tarvitse tehdä muutoksia.
Kun toimittajan vaihto laskulle on tehty, saadaan lasku ohjelman näkökulmasta takaisin kirjanpitoon siirretyksi Merkitse siirretyksi -toiminnon avulla. Lopuksi lasku arkistoidaan uudelleen.
Tämän jälkeen kaikki laskut näkyvät säilytettävällä toimittajalla ja ylimääräisen toimittajan voi poistaa rekisteristä.