Myyntilaskun lähetys vastaanottajan sähköpostiin

Sähköpostilähetyksen asettaminen asiakastietoihin
Esimerkki sähköpostiviestistä
Virhetilanteita sähköpostilaskutuksessa

Myyntilaskut voidaan tarvittaessa lähettää vastaanottajalle sähköpostitse. Sähköpostilaskutus on maksullinen toiminto (mahdollinen käyttöönottohinta, tapahtuma/välitysmaksut) ja se voi olla erikseen tilattava. Jos et ole varma onko sähköpostilähetys aktivoitu verkkolaskukanavaanne, ota yhteyttä Finago Modular Sovellustukeen. Käyttöönotto mahdollistaa sähköpostikanavan käytön kaikille Menussa oleville yrityksille. 

Kun sähköpostilaskutuskanava on avattu, saa asiakas kuittauksen Finagolta. Asiakkaan tulee tehdä vielä muutokset myyntilaskutuksen asiakasrekisteriin, jonka jälkeen laskut voidaan välittää asiakkaille myös sähköpostilaskutusta käyttäen. Sähköpostin lisäksi lasku välitetään Arkistoon.

Sähköpostilähetyksen asettaminen asiakastietoihin

Sähköpostilaskutuksen käyttö edellyttää seuraavia muutoksia Myyntilaskujen asiakasrekisteriin.
Huom! maksumuistutukset lähetetään asiakkaille aina kirjeitse.

• Siirry Asiakkaat – ja valitsemasi asiakkaan Perustiedot-näkymään
• Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite Sähköposti-kenttään. Jos halutaan määritellä useampi vastaanottaja, osoitteiden on oltava puolipisteillä eroteltuna, välilyöntejä ei sallita.

• Siirry Laskutustiedot-välilehdelle
• Kirjoita EMAIL Verkkolaskuosoite-kenttään
• Valitse operaattoriksi Opentext Oy
• Tallenna muutokset.

Vastaanottajan sähköpostiosoitteen tulee siis olla Finvoicen kentässä: BuyerEmailaddressIdentifier.

•  
  • Sähköpostilähetyksen ohjaustieto operaattorille tulee olla laskun SOAP-kehyksen elementissä
    <eb:To>
    <eb:PartyId>EMAIL</eb:PartyId><eb:Role>Receiver</eb:Role>

Esimerkki sähköpostiviestistä

Sender/lähettäjä: services.europe@liaison.com

Subject/aihe: Yritys Finland Oy lasku numero 1663

Body/viestisisältö: Lasku numerolla 1663 lähettäjältä Yritys Finland Oy (003712345671) sähköpostin liitteenä. Älä vastaa tähän sähköpostiin, sillä postilaatikkoa ei lueta.

Attachment/liite: (laskun pdf-kuva)

• Kielikoodi vaikuttaa sähköpostiviestin kieleen:
  • Kielikoodi on FI -> viesti suomen kielellä
  • Kielikoodi on muu -> viesti englannin kielellä.

Virhetilanteita sähköpostilaskutuksessa

Vastaanottajan sähköpostiosoite puuttuu

Asiakkaan laskutus on ohjattu sähköpostiin (EMAIL), mutta tiedoista puuttuu vastaanottajan sähköpostiosoite -> lasku ohjautuu tällöin kirjeenä vastaanottajalle.

Vastaanottajan sähköpostiosoite on virheellinen

Muotovirhe: tietoihin on annettu vastaanottajalle muodollisesti virheellinen sähköpostiosoite kuten Essi.esimerkki€finago.com → Lähetys jää virheeseen.

Muu kirjoitusvirhe: tietoihin on annettu vastaanottajalle virheellinen sähköpostiosoite kuten essi.esimerkk@finago.com -> Lasku ei välity vastaanottajalle eikä jää virheeseen. Lähettäjän tulee itse varmistaa, että saajan ensimmäinen sähköpostilasku välittyy perille.