Tietotaulukot
HR:ssä olevaa tietoa esitetään taulukossa. Taulukossa on paljon toimintoja, joiden avulla tietoja voi suodattaa, lajitella, ryhmitellä tai vaikkapa muodostaa graafeja.
Voit tarttua hiirellä taulukoiden otsikoihin ja raahata sarakkeet haluamaasi järjestykseen:
Voit myös poistaa sarakkeen näkymästä raahaamalla sen kokonaan pois taulukosta:
Sarakkeen otsikkoa klikkaamalla, lajittelet tiedot sen sarakkeen mukaan. Jos haluat lajitella useamman sarakkeen tietojen perusteella, pidä Vaihto (Shift)- näppäin pohjassa, kun klikkaat toissijaisen lajittelun saraketta. Nuoli osoittaa lajittelusarakkeen sekä lajittelun suunnan (laskeva/nouseva) ja mikäli lajitteluja on useammassa sarakkeessa, luku osoittaa kuinka mones lajittelu kussakin sarakkeessa on. Siirtelemällä ja poistamalla sarakkeita sekä lajittelemalla et vaikuta tiedon sisältöön, joten toimintoa on turvallista kokeilla.
Sarakeotsikoiden vieressä oleva kolmen päällekkäisen pisteen kuvakkeesta, saat aktivoitua erilaisia toimintoja. Näitä ovat esim:
- Kiinnitä sarake (Pin column) vasempaan tai oikeaan reunaan. Tämä sarake ei ”liiku” kun muuten siirryt oikealle tai vasemmalle taulukossa
- Automaattinen leveys (Autosize) pyrkii tekemään sarakkeesta sisällön levyisen. Tämä voidaan tehdä yhdelle tai kaikille sarakkeille. Tai voi muokata sarakkeiden leveyttä manuaalisesti tarttumalla sarakeotsikoiden välissä olevaan tilaan (kursori muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi) ja raahaamalla sarake halutun kokoiseksi.
- Ryhmittele sarakkeen mukaan. Tällä toiminnolla ”tiivistät” taulukon rivit valitun sarakkeen mukaan. Voit avata ryhmän rivin vasemmassa reunassa olevasta nuolikuvakkeesta mikäli ryhmään on tullut useampi kuin yksi rivi. Kun tiedot on ryhmitelty, tulee valinnaksi ”Laajenna kaikki” (Expand all), jolla voit avata kaikki tiivistetyt rivit.
Voit suodattaa sarakkeiden tietoja valitsemalla suppilon:
Klikkaamalla taulukon rivin päällä hiiren oikeaa painiketta, saat auki lisää toiminnallisuuksia:
- Palauta taulukon oletusasetukset palauttaa taulukon näkymän alkuperäiseksi.
- Rivin sisältöä voi muokata Muokkaa-toiminnolla. Rivin sisältöä voi muokata myös tuplaklikkaamalla riviä.
- Poista-painike poistaa rivin kokonaan. Huomioi, että riviä ei tämän jälkeen enää voi palauttaa. Henkilötiedoissa ja työsopimuksissa ei kannata rivejä poistaa. Henkilön työsuhde päätetään.
- PDF-raportti tulostaa taulukkoon valitut tiedot PDF-tiedostoksi.
- Vie-toiminnolla voit ladata taulukon sisällön csv- tai Excel-tiedostoksi.
Taulukon oikeassa reunassa on Sarakkeet (Columns) ja Suodattimet (Filters):
- Sarakkeet -työkalulla voit ottaa esille ja/piilottaa sarakkeita rasteille. Mikäli mahdollisia sarakkeita on paljon, voit myös hakea sarakkeen nimellä. Voit myös valita tai poistaa valinnan kaikista sarakkeista hakukentän vasemmalla puolella olevalla ”rastilla”.
- Pivot -tila on hyvin tehokas, taulukkolaskennasta tuttu ryhmittely- ja analysointityökalu. Ota Pivot-tila käyttöön valintapainikkeella ”Pivot-tila”. Kun tämä on aktivoitu, voit raahata sarakkeita ryhmittelyn perusteeksi. Aivan kuten taulukkolaskennassa, valitset myös mikä tai mitkä sarakkeet sisältävät halutut arvot laskennan perusteeksi. Tartu sarakkeisiin = -symbolista ja raahaa joko ryhmittely tai arvot -osioon.
- Suodattimet-työkalulla taulukon tietoja voit suodattaa erilaisilla säännöillä kuten suurempi kuin, pienempi kuin, yhtä kuin ja näiden yhdistelmillä. Valitse sarake, jonka perusteella tietoa haluat suodattaa. Voit valita seuraavilla toiminnoilla:
- Sisältää (Contains) – sarake sisältää syöttämäsi tiedon
- Ei sisällä (Not contains) – sarakkeessa ei ole syöttämääsi tietoa
- Yhtä kuin (Equals) – on oltava täsmälleen syötetty tieto
- Ei yhtä kuin (Not equals) – on oltava jotain muuta kuin syötetty tieto
- Alkaa (Starts with) – sarakkeen sisältö alkaa syötetyllä tiedolla
- Loppuu (End with) – sarakkeen sisältö päättyy syötettyyn tietoon
- Tyhjä (Blank) – sarakkeessa ei ole tietoa
- Ei tyhjä (Not blank) – sarakkeessa on tietoa
Numeerisissa kentissä on myös valittavissa: - Suurempi kuin
- Suurempi tai yhtä kuin
- Pienempi kuin
- Pienempi tai yhtä kuin
- Yhtä kuin
- Alueella (In range) – alkaen, päättyen arvoon
Voit lisätä ehtoja JA tai TAI -arvoilla. JA –valinnalla, pitää molempien ehtojen toteuta, TAI-valinnalla riittää, että jompikumpi ehdoista täyttyy.
Kaaviot
Taulussa olevasta datasta saat tehtyä erilaisia graafisia kaavioita. Varmista että olet Pivot-tilassa.
Avainsanat
Useimpiin HR:ään tallennettaviin tietoihin voi liittää avainsanoja. Voit valita jo tallennetuista avainsanoista mutta myös lisätä oman avainsanan. Avainsanojen avulla on helppo ryhmitellä ja merkitä tietoja myöhempää hakemista varten.