Yleistä
Suurin osa toiminnoista rajoittuu omien tietojesi käsittelyyn. Se, mitä palvelussa voit tehdä, riippuu pääkäyttäjän tekemistä valinnoista. Mikäli tässä ohjeessa on kerrottu toiminnosta, jota sinulla ei ole, ja haluaisit sen käyttöösi. kannattaa olla yhteydessä HR-pääkäyttäjäänne tai esihenkilöösi.
Kirjautuminen
Kirjautuminen UP käyttäjäportaaliin tapahtuu osoitteessa https://up.esalary.fi/. Saat työnantajaltasi käyttäjätunnuksen ja salasanan palveluun sähköpostilla. Sähköpostiviesti saapuu lähettäjältä info@esalary.fi otsikolla Heeros USER-Portal.
Kirjoita saamasi käyttäjätunnus ja salasana Tunnus- ja Salasana-kenttiin. Kun olet onnistuneesti syöttänyt voimassa olevan käyttäjätunnuksen ja salasanan, paina tab. ja ODOTA.
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla sinulta pyydetään vielä koodia, joka lähetetään sähköpostiin. Odota rauhassa, että koodi-kenttä ilmestyy ruudulle:
Täydennä koodi-kenttä numerosarajalla, jonka saat sähköpostiisi ja paina tab.:
Odota, että portaali tunnistaa ja hyväksyy käyttäjäoikeutesi. Ruudulle ilmestyy hyväksyntä-merkki:
Tämän jälkeen klikkaa Login-painiketta. Huomioi, että ensimmäisellä kirjautumiskerralla sinulle luodaan henkilökohtainen kalenteri, joten kirjautuminen kestää normaalia pidempään.
Muista vaihtaa ensimmäisellä kirjautumiskerrallasi salasana!
Pääkäyttäjä on myös voinut valita kuinka monta päivää voit käyttää tavallista kirjautumista käyttäjätunnuksella ja salasanaa ilman sähköpostivahvistusta. Tällöin ruudulle tulee ilmoitus, että sähköpostiisi on lähetetty aktivointiviesti, jota klikkaamalla saat taas käyttöaikaa tunnuksellesi.
Mikäli syötit esim. salasanasi väärin, tyhjenevät näytön kentät.
Vinkki: Jos haluat vaihtaa kieltä, tee se ennen tunnuksesi syöttämistä.
Unohtunut salasana
Kirjautumisikkunassa on linkki ”Unohtunut salasana”, jota klikkaamalla voidaan lähettää sähköpostiisi linkki, josta pääset luomaan uuden salasanan.
Kirjoita käyttäjätunnuksesi, jonka avulla järjestelmä tietää sähköpostiosoitteesi. Muista myös rastittaa ”En ole robotti” -valinta ja paina Lähetä-painikeeta. Käynnistä sähköpostisi ja seuraa lähetetyn viestin linkkiä uuden salasanan luomiselle. Huomaa, että linkki on voimassa rajoitetun ajan.
Toiminnot etusivulla
Kun olet kirjautunut käyttäjäportaaliin, sinulle aukeaa seuraavan näköinen näkymä:
Vasemmassa laidassa on toimintoja, joiden avulla pystyt hallinnoimaan omia tietojasi, vaihtamaan salasanasi, tarkastelemaan saldojasi, kirjaamaan poissaoloja ja lomia sekä tarkastelemaan tiimisi tapahtumia. Oikeassa yläkulmassa on seuraavat kuvakkeet:
-kuvakkeella kirjaudut ulos
kuvakkeella pääset omiin tietoihin
kuvakkeesta vaihdat kielen
Omat tiedot
Omissa tiedoissa pystyt muokkaamaan kaikkia niitä tietojasi, joihin pääkäyttäjä on antanut muokkausluvan. Huomioithan, että tiedot siirtyvät välittömästi myös palkanlaskentaan, mikäli organisaatiolla on käytössä Heeros ePalkat.
Omista tiedoista löytyy seuraavat kentät:
Nimi Käyttäjän nimi
Osoite Lähiosoite
Postiosoite Postinumero ja -toimipaikka
Sähköposti Henkilön työsähköposti. Tähän osoitteeseen lähetetään mahdolliset tunnistautumisen vahvistukset tms.
Puhelin Henkilön puhelin
IBAN SEPA-pankkitili. Pankkitilin oikeellisuus tarkistetaan ja sen on oltava SEPA-alueen pankkitili. Muun tyyppiset pankkitilit voidaan tallentaa muistioon
BIC Pankkitiliin liittyvä BIC-koodi
Lähiomainen Ns. ICE-tieto, esim. lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
Verokortin pv Nyt käytössä olevan verokortin päivämäärä
Prosentti Nyt käytössä olevan verokortin perusprosentti
Veroraja Nyt käytössä olevan verokortin tuloraja
Lisäprosentti Nyt käytössä olevan verokortin lisäprosentti
Veroraja 2 Nyt käytössä olevan verokortin mahdollinen tuloraja
KTA 1 Voimassa oleva keskituntiansio 1
KTA 2 Voimassa oleva keskituntiansio 2
KTA 3 Voimassa oleva keskituntiansio 3
Kieli Henkilön kielivalinnan perusteella käytetään palvelussa tätä kieltä, samoin esim. palkkalaskelmilla
Muistio
Muistiota klikkaamalla avautuu tekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä. Tämä teksti näkyy henkilöillä, joilla on pääsy kyseisen palkansaajan tietoihin – yleensä siis myös palkanlaskija. Noudata organissatiosi ohjeita muistion käytössä.
Kuva
Kuvaa klikkaamalla voit tallentaa tai vaihtaa kuvasi. Suositellaan että käytät pienehköä (max. 1mt), neliönmuotoista kuvatiedostoa.
Salasana
Salasana vaihdetaan syöttämällä nykyinen salasana ja uusi salasana kahteen kertaan.
Saldot
Saldoja voi järjestelmässä tarkastella useita. Pääkäyttäjä on valinnut mitä saldotietoja tässä näkymässä näkyy. Saldo-tiedot ovat pääsääntöisesti vain luettavia tietoja. Saldoja ovat esimerkiksi:
- Tuntisaldo
- Lyhennysvapaat eli pekkaset
- Liukuma
- Lomasaldo
Lomalaskennat-taulukossa näkyy lomavuosittain palkanlaskennassa lasketut ja käsitellyt lomalaskennat. Taulukossa näkyy lomavuosi ja sen päivämäärät, Ansaitut ja pidetyt lomapäivät sekä näiden saldo.
Poissaolon kirjaus
On tärkeää kirjata poissaolot ja lomat asianmukaisesti UP käyttäjäportaaliin. Kun huolehdit poissaolojesi oikea-aikaisesta ja selkeästä kirjaamisesta, edistät palkanmaksusi sujuvuutta. Tämä auttaa myös esimiestäsi pysymään ajan tasalla tilanteestasi. Jokaisella työntekijällä on oma henkilökohtainen kalenteri, johon poissaolot ja lomat tulee kirjata.
Kalenteri-näkymässä näkyy valittu määrä kuukausia. Päivät ovat värikoodattuja seuraavasti:
Tavallinen työpäivä (musta)
Lauantai (sininen)
Sunnuntai tai pyhä (punainen)
Näiden lisäksi eri poissaoloilla on omat värityksensä. Poissaoloilla on yleensä oma taustavärinsä. Viemällä hiiren kursori päivän kohdalle, aukeaa päivän selite.
Mikäli kaikki kuukauden päivät ovat yksivärisesti mustia, on se merkki siitä, että pääkäyttäjä ei vielä ole luonut kyseiselle kuukaudelle kalenteria lainkaan ja poissaoloja ei vielä voida kirjata.
Luo uusi poissaolo
Kirjaa poissaolo (tai poissaolohakemus) klikkaamalla kalenterista alkupäivämäärä. Sinulle avautuu täydennettäväksi poissaolon kirjauksen tiedot:
Syykoodi Valitse poissaolo Syykoodi-listasta. Syykoodit on pääkäyttäjä esivalinnut. Syykoodeja voivat olla esimerkiksi: Sairaus, Vanhempainvapaa, Vuosiloma, Koulutus, Muu syy, Tuntisaldo. Nämä voivat olla palkallisia tai palkattomia. Toimi työnantajan ohjeiden mukaisesti.
ICD-koodi Joistakin poissaoloista aukeaa lisäkenttiä täytettäväksi. Esimerkiksi sairaus-tyyppisille poissaoloille pitää yleensä täyttää lääkärintodistukselta löytyvä sairauskoodi, ns. ICD-koodi.
Lomasaldot Kun valitset esimerkiksi lomatyyppisen poissaolon, aukeaa lomasaldot ja mahdollinen lomavuoden valinta.
Alkaa Poissaolon alkupäivämäärä.
Päättyy Poissaolon mahdollinen päättymispäivämäärä.
Hyväksyjä Sikäli kuin poissaololle haetaan hyväksyntää, valitaan luettelosta poissaololle hyväksyjä. Oletus hyväksyjänäsi on esihenkilösi, mutta tarvittaessa hyväksyjäksi voidaan valita toinen henkilö. Hyväksyjälle lähtetetään kirjauksestasi notifikaatio. Mikäli hyväksyjä ei hyväksy kirjaamaasi poissaoloa, tulee kirjauksen peruutuksesta sähköpostiviesti, mikäli toiminto on otettu käyttöön.
Liite-välilehdellä poissaololle voi tallentaa liitteitä, esimerkiksi lääkärintodistus.
Lisätiedot-välilehdelle kirjoitetaan tarvittaessa vapaata tekstiä
Kun olet täydentänyt kaikki tarvittavat tiedot poissaololle, tallenna se painamalla "Päivitä kalenteri":
Poissaoloa voi muokata, kunnes se on lukittu eli hyväksytty esihenkilön toimesta. Koko poissaoloa muokataan klikkaamalla aloituspäivämäärää jonka jälkeen taas päivitetään kalenteri uusilla tiedoilla. Poissaolon voi myös katkaista kesken poissaolon aloittamalla uusi merkintä halutulta päivältä.
Poissaolon peruuttaminen tapahtuu valitsemalla syykoodiksi "Jakson palautus" ja painamalla "Päivitä kalenteri":
Poissaolot tiimeittäin
Poissaolot-toiminnosta pääset tarkastelemaan tiimiläistesi kirjauksia. Pääkäyttäjä on voinut rajata näkymän siten, että näet muilta henkilöiltä vain lomakirjaukset. Omalla rivilläsi näet kaikki omat poissaolot ja lomat. Mikäli poissaololla on lukko-kuvake, on poissaolo hyväksytty.
Alkaa- ja päättyy-kentillä voit rajata näkymää haluamallesi ajanjaksolle. Pääkäyttäjä on voinut liittää sinut useampaan tiimiin, joten valitse tarvittaessa Tiimi-kentästä haluamasi tiimi, jota haluat tarkastella. Valintojen jälkeen paina Päivitä-painiketta, päivittääksesi näkymän uudelleen.