Organisaation dokumentteihin tallennetaan kaikki henkilöstöhallintoon liittyvät dokumentit keskitetysti yhteen paikkaan. Näihin kuuluvat sekä henkilöstölle jaettavat materiaalit että organisaation lakisääteiset henkilöstöhallinnon-dokumentit.
Dokumentteja voidaan käyttää esimerkiksi tiedottamiseen, perehdytykseen, ohjeistamiseen ja velvoitteiden täyttämiseen.
Esimerkkejä organisaation dokumenteista:
Työsuojelu- ja työturvallisuusmateriaalit
(esim. työsuojelun toimintaohjelma, riskienarvioinnit, turvallisuusohjeet)Työterveyteen liittyvät dokumentit
(esim. työterveyssopimus, toimintasuunnitelma)Lakisääteiset HR-dokumentit
(esim. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma, tietosuojaselosteet, henkilöstöohjeet)Perehdytys- ja onboarding-materiaalit
Sisäiset ohjeet ja käytännöt
(esim. etätyöohjeet, matkustusohjeet, pukukäytännöt)TES- ja sopimusmateriaalit
Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät dokumentit
Dokumenteille voidaan määrittää näkyvyys, kohderyhmä, voimassaoloaika sekä hakua helpottavat tunnisteet ja avainsanat.
Organisaation dokumentin lisääminen
1. Siirry dokumentteihin
Valitse ylävalikosta Organisaatio ja sen jälkeen vasemman reunan valikosta Dokumentit.
2. Lisää uusi dokumentti
Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää dokumentti -painiketta.
Avautuvassa ikkunassa voit:
vetää tiedoston suoraan latausalueelle tai
lisätä tiedoston klikkaamalla Valitse tiedostot
Suurin sallittu tiedostokoko on 20 Mt.
3. Täydennä dokumentin perustiedot
Lisätty tiedosto näkyy ikkunan yläosassa. Täydennä tai tarkista seuraavat tiedot:
Nimi – dokumentin nimi (muokattavissa)
Päivämäärä – dokumentin tallenuspäivämäärä täydentyy automaattisesti
Kategoria – valitse dokumentille sopiva kategoria (Omalle profiilille on varattu omat kategoriat)
Kuvaus – lyhyt kuvaus dokumentin sisällöstä
Tunnisteet – äyttäjän itse määriteltäviä tageja, joiden avulla dokumentteja voidaan ryhmitellä ja hakea helpommin. Tunnisteet eivät vaikuta dokumentin näkyvyyteen, vaan tukevat dokumenttien hallintaa ja hakua.
4. Dokumentin asetukset
Missä
Valitse, missä dokumentti näkyy järjestelmässä:
Dokumentit
Onboarding (toiminnallisuus tulossa, ei vielä käytössä)
Offboarding (toiminnallisuus tulossa, ei vielä käytössä)
Käyttäjäportaali (UP-käyttäjäportaali, toiminnallisuus ei käytössä)
Oma profiili (valinta huomioi vain omaan profiiliin kytketyt dokumenttien-kategoriat)
Valinta vaikuttaa siihen, missä näkymissä käyttäjät näkevät dokumentin.
Kenelle
Määritä, kenelle dokumentti on näkyvissä. Voit valita yhden tai useamman kohderyhmän, kuten:
Työntekijä (vain oman profiilin työpöydän ohjeistus)
Esihenkilö
HR
Useita kohderyhmiä voidaan lisätä samaan dokumenttiin.
Dokumentin eräpäivä
Ota asetus käyttöön, jos dokumentilla on voimassaoloaika.
Määritä voimassaolon päättymispäivä
Halutessasi voit määrittää, montako päivää ennen vanhenemista dokumentista ilmoitetaan
Nostetaan etusivulle
Kun tämä asetus on käytössä, dokumenttin eräpäivän vanhentumien nostetaan näkyviin etusivun muistutuksiin.
Avainsanat
Avainsanat helpottavat dokumenttien hakua järjestelmässä.
Avainsanat ovat käyttäjän itse määriteltävissä ja niitä voi lisätä useita.
5. Tallenna
Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, tallenna dokumentti painamalla oikeassa alakulmassa olevaa Tallenna-painiketta.
Dokumenttien hallinta
Tallennetut dokumentit näkyvät Dokumentit-listauksessa.
Dokumentteja voidaan:
avata ja tarkastella
muokata
poistaa
Dokumenttilistaa voi hyödyntää hakemalla dokumentteja nimen, kategorian, tunnisteiden tai avainsanojen avulla.
Oman profiilin dokumenttien lisääminen
Oman profiilin dokumentit ovat henkilöstölle suoraan näkyviä ohjeita ja materiaaleja, jotka esitetään käyttäjän Oma profiili -työpöydällä selkeinä kategoriakuvakkeina. Näitä dokumentteja käytetään erityisesti arjen ohjeistuksiin ja käytäntöihin.
Oman profiilin dokumenttien käyttötarkoitus
Oma profiili -näkymään soveltuvat esimerkiksi:
työsuhteeseen liittyvät ohjeet
työskentelyä ja turvallisuutta koskevat käytännöt
henkilöstön usein tarvitsemat ohjemateriaalit
Oman profiilin työpöydällä näkyvät kategoriat
Oma profiili -näkymässä näytetään vain tietyt kategoriat. Näitä ovat:
TES
Työsuojelu
Työterveys
Matkustusohjeet
Työturvallisuus
Tietoturva
Työntekijäedut
Paloturvallisuus
Help desk
Pukuohjeistus
Ergonomia
Vain näihin kategorioihin tallennetut dokumentit näkyvät käyttäjän oman profiilin ohjeistusnäkymässä.
Kun lisäät dokumentin, joka on tarkoitettu näkymään käyttäjien omassa profiilissa, toimi seuraavasti:
1. Lisää dokumentti normaalisti
Siirry Organisaatio → Dokumentit ja valitse Lisää dokumentti. Lataa tiedosto ja täydennä dokumentin perustiedot.
2. Valitse oikea kategoria
Valitse Kategoria-kentässä jokin Oma profiili -näkymässä näkyvistä kategorioista (esim. Työsuojelu tai Tietoturva).
Kategoria määrittää, minkä kuvakkeen alle dokumentti sijoittuu käyttäjän näkymässä.
3. Valitse Missä: Oma profiili
Valitse Missä-kenttään Oma profiili.
Kun Oma profiili on valittuna:
- Kenelle-kenttä täyttyy automaattisesti arvolla Työntekijä
- Tätä valintaa ei muuteta eikä kenttään ei tehdä lisäyksiä
Näin varmistetaan, että dokumentti näkyy oikein kaikille työntekijöille heidän omassa profiilissaan.
4. Muut asetukset
Voit tarvittaessa:
asettaa dokumentille eräpäivän
lisätä avainsanoja hakua varten
5. Tallenna
Tallenna dokumentti painamalla Tallenna.
Tallennetut dokumentit näkyvät käyttäjän Oma profiili -näkymässä selkeinä kategoriakuvakkeina. Kun käyttäjä avaa kategorian, hän näkee siihen kuuluvat dokumentit listattuna.
Tämä näkymä on tarkoitettu nopeaan ja helppoon ohjeiden löytämiseen ilman erillistä hakua.