Vuosilomatilastot palkanlaskennasta
Manuaaliset saldoasetukset
1. Valitse oikea lomavuosi ennen tallennusta
2. Työntekijärivit muodostuvat automaattisesti
3. Lähtösaldojen syöttäminen
4. Lauantaipäivien syöttäminen tarvittaessa
5. Lomien kirjaaminen vähentää saldoa automaattisesti
Tärkeät huomioitavat asiat
Suositeltu käyttöönottojärjestys
Jos saldo näyttää virheelliseltä
Vuosilomatilastot-näkymä tarjoaa kokonaiskuvan työntekijöiden lomatilanteesta sekä mahdollisuuden ylläpitää lomasaldoja suoraan HR easy:ssä. Näkymä löytyy valikosta Tilastot > Vuosilomatilastot.
Näkymä sisältää kaksi välilehteä:
- Vuosilomatilastot – raportointinäkymä, joka näyttää lomasaldotilanteen palkanlaskennassa.
- Manuaaliset saldoasetukset– ylläpitonäkymä, jossa voidaan syöttää ja seurata HR:n omia lomasaldoja.
Huomioithan, että välilehtien saldot voivat poiketa toisistaan. Vuosilomatilastot-välilehden tiedot päivittyvät palkanlaskennan järjestelmän aikataulun mukaisesti, kun taas Manuaaliset saldoasetukset-välilehden saldot päivittyvät heti, kun tapahtumakalenteriin tehdään lomakirjauksia.
Vuosilomatilastot soveltuu erityisesti HR:n ja esihenkilöiden käyttöön lomatilanteen seurantaan, raportointiin sekä saldojen ylläpitoon.
Vuosilomatilastot palkanlaskennasta
Vuosilomatilastot-välilehti näyttää työntekijöiden lomatilanteen palkanlaskennan järjestelmän tietojen perusteella. Näkymän sisältö muodostuu käytössä olevan palkanlaskennan integraation mukaan, joten sarakkeet, tiedot ja esitystapa voivat vaihdella eri järjestelmien välillä.
Välilehti soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan tarkastella palkanlaskennan virallista lomatilannetta, kuten ansaittuja, pidettyjä ja jäljellä olevia lomapäiviä.
Tietojen päivittyminen
Vuosilomatilastot-välilehden tiedot päivittyvät palkanlaskennan järjestelmästä integraation kautta. Tietojen ajantasaisuus riippuu:
- käytössä olevasta integraatiosta
- palkanlaskennan järjestelmän päivitysrytmistä
- siitä, onko lomalaskenta käsitelty palkanlaskennassa
Tämän vuoksi näkymän tiedot eivät päivity reaaliajassa samaan aikaan kuin HR-järjestelmän kalenterikirjaukset.
Näkymän sisältö riippuu integraatiosta
Käytössä oleva integraatio määrittää, mitä tietoja näkymässä voidaan näyttää.
Esimerkiksi eri integraatioissa voidaan näyttää:
- työntekijän nimi ja numero
- lomavuosi
- jäljellä oleva lomasaldo
- lomarahapäiviä jäljellä
- lisävapaita jäljellä
- ansaitut ja pidetyt lomapäivät
Kaikki kentät eivät ole käytettävissä kaikissa integraatioissa.
Esimerkki: ePalkat-integraatio
Jos käytössä on ePalkat -integraatio, Vuosilomatilastot voidaan näyttää pivot-näkymänä.
Pivot-näkymässä lomatiedot ryhmitellään automaattisesti valittujen kenttien perusteella, jolloin tietoja voidaan tarkastella helposti esimerkiksi työntekijän, lomavuoden tai saldotyypin mukaan.
Tyypillinen näkymä voi sisältää esimerkiksi:
- riveillä työntekijän nimi
- sarakkeissa lomavuosi
- arvoissa jäljellä oleva lomasaldo
- lisäksi valittavissa ansaitut, pidetyt ja jäljellä olevat lomapäivät
Tämän avulla voidaan vertailla usean työntekijän lomatilannetta samassa näkymässä eri vuosien välillä.
Pivot-näkymän muokkaaminen
Oikean reunan Sarakkeet- ja Suodattimet-valikoista voidaan määrittää, mitä tietoja näkymässä näytetään.
Kenttiä voidaan siirtää eri osioihin:
- Riviryhmät – esimerkiksi työntekijän nimi
- Arvot – esimerkiksi jäljellä oleva lomasaldo
- Sarakeotsikot – esimerkiksi vuosi
- Suodattimet – rajaa näkyviä tietoja
Näin käyttäjä voi rakentaa näkymän omiin raportointitarpeisiinsa sopivaksi.
Pivot-tila
Pivot-tila voidaan pitää päällä yhteenvetonäkymää varten tai poistaa käytöstä, jolloin tiedot voidaan tarkastella rivitasolla yksityiskohtaisemmin.
Hyöty käyttäjälle
Pivot-näkymä soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan:
- vertailla lomatilanteita työntekijöiden välillä
- tarkastella saldoja vuosittain
- tehdä yhteenvetoja HR:n käyttöön
- löytää poikkeamia tai negatiivisia saldoja nopeasti
Esimerkki: Procountor-integraatio
Jos käytössä on Procountor -integraatio, näkymässä voidaan näyttää esimerkiksi:
- henkilönumero
- lomavuosi
- työntekijän nimi
- jäljellä oleva lomasaldo
- lomarahapäiviä jäljellä
- lisäpäiviä jäljellä
Näiden avulla voidaan tarkastella työntekijän lomatilannetta lomavuosittain suoraan palkanlaskennan tiedoista.
Tietojen tarkastelu ja vienti
Näkymässä voidaan lajitella, suodattaa ja järjestää sarakkeita. Lisäksi tiedot voidaan viedä jatkokäsittelyyn esimerkiksi:
- Exceliin
- CSV-tiedostoon
- PDF-raportiksi
Huomio saldon eroista
Vuosilomatilastot-välilehden saldot voivat poiketa Manuaaliset saldoasetukset-välilehden saldoista.
Tämä johtuu siitä, että:
- Vuosilomatilastot näyttää palkanlaskennan tiedot
- Manuaaliset saldoasetukset näyttää HR-järjestelmän omat saldot
- HR:n saldot päivittyvät heti kalenterikirjauksista
- palkanlaskennan saldot päivittyvät järjestelmän oman käsittelyn mukaan
Manuaaliset saldoasetukset
Manuaaliset saldoasetukset-välilehdellä ylläpidetään lomasaldoja suoraan HR easy:ssä. Tätä näkymää käytetään silloin, kun lomasaldoja halutaan seurata reaaliaikaisesti tapahtumakalenterin kirjausten perusteella. Manuaaliset saldoasetukset-välilehdellä annetut saldot näkyvät työntekijän omassa profiilissa sekä tapahtumaa kirjattaessa.
Tälle välilehdelle syötetyt saldot toimivat järjestelmän omana lomaseurantana. Kun lomia kirjataan tapahtumakalenteriin, vähenevät päivät automaattisesti täällä ylläpidetyistä saldoista.
1. Valitse oikea lomavuosi ennen tallennusta
Ennen saldojen syöttämistä valitse näkymän yläosasta lomavuosi, jolle tiedot halutaan tallentaa.
Lomavuosi kertoo ajanjakson, jolta loma on ansaittu. On tärkeää valita oikea vuosi, jotta saldot kohdistuvat oikein.
Esimerkki:
Jos työntekijällä on vielä käyttämättömiä edellisen lomavuoden lomia, ne tulee syöttää kyseiselle lomavuodelle, ei nykyiselle vuodelle.
Huomio: Tarkista lomavuosi aina ennen muutosten tallentamista.
2. Työntekijärivit muodostuvat automaattisesti
Kun lomavuosi valitaan, järjestelmä muodostaa taulukkoon työntekijöiden rivit automaattisesti työsuhdetietojen perusteella.
Rivien muodostumiseen vaikuttavat esimerkiksi:
- työsuhteen alkamispäivä
- onko työntekijä ollut palveluksessa kyseisen lomavuoden aikana
- aktiivinen työsuhde järjestelmässä
Jos työntekijä ei näy listalla, tarkista hänen työsuhdetietonsa.
3. Lähtösaldojen syöttäminen
Lähtösaldo ei tarkoita pelkästään jäljellä olevaa lomamäärää, vaan kyseisen lomavuoden kokonaisuutta käyttöönottohetkellä.
Manuaaliset saldoasetukset-välilehdelle syötetään työntekijälle:
- ansaitut lomapäivät kyseiseltä lomavuodelta
- jo pidetyt lomapäivät, jos lomia on ehditty käyttää ennen käyttöönottoa
- tämän perusteella järjestelmä muodostaa jäljellä olevan saldon
Toisin sanoen järjestelmään viedään lomavuoden lähtötilanne, jotta seuranta voi jatkua oikein siitä hetkestä eteenpäin.
Esimerkki:
Työntekijä on ansainnut 30 lomapäivää ja käyttänyt niistä 6 päivää ennen käyttöönottoa.
Syötetään:
- ansaitut lomapäivät: 30
- pidetyt lomapäivät: 6
Tällöin jäljellä oleva saldo on 24 päivää, ja tulevat kalenterikirjaukset vähentävät saldoa tästä eteenpäin.
Syöttötavat
Tiedot voidaan lisätä kahdella tavalla:
Vaihtoehto A: Massatoiminto
Massatoiminto on Manuaaliset saldoasetukset-välilehden taulukon yläpuolella oleva violetti toimintopaneeli, jonka otsikko on Toiminnot valituille riveille.
Työkalun avulla voidaan päivittää sama arvo usealle työntekijälle yhdellä kertaa ilman, että jokaisen henkilön tietoja tarvitsee muokata erikseen.
Massatoiminto soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa:
- usealle työntekijälle lisätään sama määrä ansaittuja lomapäiviä
- pidettyjä lomapäiviä halutaan päivittää usealle henkilölle
- käyttöönotossa syötetään alkuarvoja suurelle henkilöstömäärälle
- tietoja halutaan korjata nopeasti useilta riveiltä samalla kertaa
Paneelissa määritetään kolme asiaa:
-
Toiminto
Esimerkiksi Aseta, jolloin valittuun kenttään asetetaan annettu arvo. -
Arvo
Numero, joka halutaan lisätä tai asettaa. -
Sarake
Valitaan tieto, jota muokataan:
- Ansaitut lomapäivät
- Lisäpäivät
- Pidetyt lomapäivät
- Lauantait
- Käytetyt lauantait
Lisäksi paneelissa on painike, jolla toiminto suoritetaan valituille henkilöille.
Näin käytät massatoimintoa
- Avaa Vuosilomatilastot > Manuaaliset saldoasetukset.
- Valitse ensin oikea lomavuosi.
- Rastita taulukosta ne työntekijät, joille muutos tehdään.
- Siirry violettiin Toiminnot valituille riveille -paneeliin.
- Valitse toiminto (Aseta).
- Syötä haluttu arvo.
- Valitse sarake, jota päivitetään.
- Paina Suorita toiminto valituille henkilöille.
Tärkeää huomioida
- Muutos tehdään vain rastituille riveille.
- Tarkista valitut henkilöt ennen suorittamista.
- Tarkista myös oikea lomavuosi ennen päivitystä.
- Päivitys vaikuttaa useaan henkilöön kerralla, joten arvo kannattaa varmistaa ennen tallennusta.
Milloin massatoimintoa kannattaa käyttää
Massatoiminto on hyödyllinen erityisesti silloin, kun:
- uusi toiminto otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa
- usealla työntekijällä on sama lähtösaldo
- halutaan päivittää iso määrä tietoja nopeasti
Vaihtoehto B: Suora muokkaus taulukkoon
Suora muokkaus tarkoittaa sitä, että työntekijän tiedot päivitetään suoraan taulukon omalla rivillä ilman massatoimintoa. Tämä on tarkin tapa syöttää tai korjata yksittäisen henkilön lomasaldoja.
Toimintatapa sopii erityisesti tilanteisiin, joissa:
- työntekijällä on poikkeava lomamäärä
- henkilölle halutaan tehdä yksittäinen korjaus
- kaikilla työntekijöillä ei ole sama saldo
- käyttöönotossa tiedot vaihtelevat henkilöittäin
- halutaan tarkistaa ja päivittää yksi henkilö kerrallaan
Mitä tietoja voidaan muokata
Työntekijän rivillä voidaan päivittää esimerkiksi:
- Ansaitut lomapäivät
- Lisäpäivät
- Pidetyt lomapäivät
- Lauantait
- Käytetyt lauantait
Näiden perusteella järjestelmä näyttää jäljellä olevan lomasaldon.
Näin käytät suoraa muokkausta
- Avaa Vuosilomatilastot > Manuaaliset saldoasetukset.
- Valitse oikea lomavuosi.
- Etsi työntekijä taulukosta.
- Klikkaa muokattavaa solua halutussa sarakkeessa.
- Syötä uusi arvo.
- Tallenna muutos, jos näkymä sitä pyytää, tai varmista että arvo päivittyi.
Miksi käyttää suoraa muokkausta
Suora muokkaus on paras vaihtoehto silloin, kun halutaan:
- tehdä tarkkoja henkilökohtaisia muutoksia
- korjata virheellinen saldo nopeasti
- syöttää erilaisia arvoja eri henkilöille
- tarkistaa tiedot samalla työntekijäkohtaisesti
Suositus käyttöönotossa
Paras tapa käyttöönotossa on usein yhdistelmä:
- käytä massatoimintoa yhteisiin arvoihin
- tee poikkeukset suoralla muokkauksella
Näin käyttöönotto on nopea mutta tarkka.
Huomioitavaa
- Tarkista aina oikea työntekijä ennen muokkausta.
- Varmista, että muokkaat oikeaa lomavuotta.
- Jos arvo muuttuu paljon, tarkista myös jäljellä oleva saldo muutoksen jälkeen.
- Muistaa tallentaa muutokset.
4. Lauantaipäivien syöttäminen tarvittaessa
Jos organisaatiossa seurataan vuosilomaan sisältyviä lauantaipäiviä erikseen, voidaan ne merkitä Lauantaipäivät-kenttään.
Lauantaipäivät eivät korvaa ansaittuja lomapäiviä, vaan ne ovat osa kokonaislomamäärää. Tämän vuoksi työntekijälle syötetään sekä kokonaismäärä että siihen sisältyvien lauantaiden lukumäärä.
Esimerkki
Työntekijä on ansainnut yhteensä 30 lomapäivää, joista 5 päivää on lauantaita.
Syötetään:
- Ansaitut lomapäivät: 30
- Lauantaipäivät: 5
Tämä tarkoittaa, että 30 päivän vuosilomasaldo sisältää viisi lauantaille kohdistuvaa lomapäivää.
Miten järjestelmä käyttää tietoa
Kun työntekijälle kirjataan lomaa tapahtumakalenterissa, järjestelmä näyttää kirjaushetkellä käytettävissä olevan lomasaldon sekä siihen sisältyvät jäljellä olevat lauantaipäivät. Näin käyttäjä näkee ennen tallennusta, kuinka monta lomapäivää ja lauantaipäivää työntekijällä on vielä käytettävissä.
Kun lomaa kirjataan tapahtumakalenteriin lauantaille:
- järjestelmä tunnistaa päivän lauantaina
- vähentää yhden lauantaipäivän käytetyksi
- samalla päivä vähenee myös kokonaislomamäärästä
Milloin kenttä täytetään
Täytä lauantaipäivät, jos:
- organisaatiossa seurataan lauantailomia erikseen
- halutaan nähdä montako lauantaita lomista on käytetty tai jäljellä
- vuosilomalaskenta perustuu arkipäivälaskentaan
Jos lauantaipäiviä ei seurata erikseen, kentän voi jättää tyhjäksi.
Huomio käyttöönotossa
Kun saldoja siirretään järjestelmään kesken lomavuoden, syötä myös jäljellä olevat lauantaipäivät oikein, jotta kalenterikirjaukset vähentävät saldoa jatkossa oikein.
5. Lomien kirjaaminen vähentää saldoa automaattisesti
Kun työntekijälle lisätään lomakirjaus tapahtumakalenteriin:
- järjestelmä vähentää päivät automaattisesti Manuaaliset saldoasetukset-välilehden saldosta
- uusi saldo tallentuu heti
- seuraava kirjaus näyttää päivitetyn tilanteen
Lomapäiviä kulutetaan automaattisesti vanhimmasta avoimesta lomavuodesta alkaen.
Tämä auttaa varmistamaan, että vanhemmat lomat käytetään ensin.
Tärkeät huomioitavat asiat
- Manuaaliset saldoasetukset-välilehden saldot ovat HR-järjestelmän omat saldot.
- Ne voivat poiketa palkanlaskennan saldosta.
- Palkanlaskennan tiedot päivittyvät oman käsittelyrytminsä mukaan.
- Manuaaliset saldoasetukset-välilehden saldo päivittyy heti kalenterikirjauksen jälkeen.
Suositeltu käyttöönottojärjestys
- Tarkista, että työntekijöiden työsuhdetiedot ovat oikein.
- Valitse oikea lomavuosi.
- Syötä jokaiselle työntekijälle oikea lähtösaldo.
- Tallenna tiedot.
- Aloita lomien kirjaaminen tapahtumakalenteriin.
- Seuraa saldojen muutoksia Manuaaliset saldoasetukset-välilehdellä.
Jos saldo näyttää virheelliseltä
Tarkista seuraavat asiat:
- onko lähtösaldo syötetty oikealle lomavuodelle
- onko kalenteriin kirjattu ylimääräisiä lomia
- onko työntekijälle kirjattu poissaolo väärällä tapahtumatyypillä
- onko saldoa muokattu käsin aiemmin
Tarvittaessa saldo voidaan korjata päivittämällä lähtötietoja.