Laskun määrittely
Tietojen poiminta laskulta
Laskun määrittely
Laskuksi luokitellaan dokumentit, joissa on oikea otsikko. Ilman oikeaa otsikkoa dokumentista ei tallenneta mitään tietoja. Yleisimmät otsikot ovat lasku, maksukehotus, koontilasku ja hyvityslasku.
Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys) valitaan laskun tittelin perusteella. Mikäli laskun tyyppi on epäselvästi merkitty, oletuksena käytetään veloitustyyppiä.
Tietojen poiminta laskulta
Jokainen kenttätieto poimitaan laskulla näkyvän tittelin eli kentän otsikon avulla laskun sivuilta. Liitteistä ei poimita tietoja. Mikäli titteli ei ole osa määritettyjä kenttätietoja tai haluttu tieto lukee laskulla ilman mitään titteliä tai tieto on sijoitettu rivitietoihin, tietoa ei voida poimia. Pyydättehän laskuttajaa näissä tapauksissa sijoittamaan tiedon oikeaan kenttään, jotta tieto voidaan jatkossa poimia laskutietoihin.
Laskuista poimitaan tiedot, jotka on kirjoitettu suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Ulkomaalaisille asiakasyksiköille voidaan määritellä erillinen palvelu, jossa voidaan poimia vastaanottavan maan kielellä kirjattuja laskuja. Erikseen sovitussa palvelussa kielen lisäksi voidaan poimia ja toimittaa vastaanottavan maan virallisessa formaatissa olevia laskutustietoja. Näitä ovat paikallinen yritystunnus, tilinumero, pankkiviitenumero sekä valuutta.
Mikäli laskulta puuttuu virallinen ISO 4217-koodiston mukainen valuuttamerkintä, valuutaksi määritellään vastaanottavan maan virallinen valuutta. Valuuttamerkintä pelkästään kuvallisessa muodossa ei riitä. Tämä sääntö johtuu siitä, että joillain valuuttamerkeillä on useita käyttäjämaita esimerkkinä kruunut ja dollarit.
Päivämäärä poimitaan tietoihin, mikäli tieto on numeraalisessa muodossa tai pelkästään kuukausi on merkitty kirjoitetussa muodossa. Eräpäivää ei voida poimia eikä toimittaa, mikäli kyseistä kenttää ei ole merkitty laskun kuvalle. Maksuehdosta ei voida poimia tietoa kirjoitetusta muodosta eikä Toimittaja laske laskun päivän perusteella eräpäivää.
Maksukehotusten HETI tietoa ei tulkata käsittelypäiväksi, vaan kenttätieto toimitetaan ilman eräpäivätietoa. Ensisijaisesti eräpäivä tulkataan myös maksukehotuksista eräpäiväkentistä. Jos maksukehotuksessa on vain yhden laskun tiedot, voidaan kehotuksen rivitiedosta poimia alkuperäisen laskun tietoja. Mikäli kehotuksessa on useita laskuja ja alkuperäisiä eräpäiviä, kenttätiedot toimitetaan tyhjänä.
Suomalaisille asiakkaille tallennetaan vain laskennallisesti oikeat tiedot kentissä pankkitili, pankkiviitenumero ja lähettäjän suomalainen y-tunnus / alv-tunnus. Ohjelmistossa käytetään virallisia suomalaisia tarkistekoodeja. Mikäli siis laskulla näkyy laskennallisesti virheellinen tieto, kentän data toimitetaan tyhjänä.
Viitteenne kentästä ei poimita tietoa pankkiviitteeksi, koska tietokenttä on oma erillinen datakenttä.
Kansainvälisissä tiedoissa käytetään pelkästään muototarkistusta eli tiedon oikea pituus IBAN / BIC / VAT-tunnuksissa sekä RF viitettä maksuviitekentässä. Euroopan ulkopuolisilta toimittajilta ei poimita paikallisia tietoja.
Summakenttiin voidaan poimia tieto vain jos laskulta näkyy selkeästi tittelin mukainen yhteenlaskettu summa. Mikäli tietoa ei ole näy laskulla selkeästi tai vaihtoehtoja on useita, loppusumma toimitetaan muodossa 0,00. Summakenttiä ei teknisesti voida toimittaa tyhjänä tai N/A tiedolla.
Suomalaisten laskujen tulkkauksessa hyödynnetään viivakoodin tietoja. Mikäli viivakoodissa on laskennallisesti virheellinen tieto, tallennetaan tieto laskun kuvalta. Jos alkuperäisen laskun tietoja muokataan kuvaan manuaalisesti, tulee viivakoodi sotkea toisesta reunasta jotta sen tietoja ei voida käyttää tallennuksessa.
Vuokralaskuissa usein on koko vuoden eräpäivät kirjattuna ja viivakoodissa päiväys on tyhjä. Me emme voi valita asiakkaan puolesta oikeaa tietoa vaan toimitamme kyseiset laskut ilman eräpäivätietoa. Mikäli haluatte järjestelmään laskun oikealla eräpäivällä, merkatkaa kuvalle selkeästi oikea eräpäivä joko ympyröimällä tai alleviivattuna, vaihtoehtoisesti kirjatkaa tieto tilisiirron eräpäiväkentän lähistölle. Jokaisesta kuukaudesta on toimitettava erillinen lasku digitointipalveluun.
Itse tehdyissä laskuissakin tulisi aina näkyä laskun maksavan yrityksen nimi ja tunnus siten selkeästi, että lähettäjän tiedot voidaan selkeästi erottaa vastaanottajan tiedoista. Asiakastieto ei näy Toimittajan käyttämässä ohjelmistossa ja palvelussa asiakasyrityksiä on tuhansia, titteleiden avulla tunnistamme laskun lähettäjätiedot laskun vastaanottajatiedoista.
Ensisijaisesti Palveluntarjoaja tulkitsee tiedot, jossa sanotaan selkeästi ”vastaanottajan x” tieto tai käytetään omistusmuotoja. Esimerkkinä ”asiakkaan tilausnumero” ja ”tilausnumeronne” on prioriteetti 1 ja ”tilausnumero” on prioriteetti 2.
Toimittajan tiedot poimitaan järjestyksellä sivun alareuna, tilisiirron yläpuoli ja tilinumeron läheltä.
Tallennettuja tietoja laskuista säilytetään kolme kuukautta toimituspäivästä turvallisella tuotantoalustalla ja sen jälkeen ne tuhotaan automaattisesti.