Laskumateriaalin vaatimukset
Muu laskutusosoitteeseen saapuva aineisto
Laskumateriaalin käsittely
Laskumateriaalin vaatimukset
Postitse saapuvassa aineistossa laskutusosoitetta käytetään vastaanottajan tunnistamiseen. Asiakkaan tulee informoida toimittajiaan laskutusosoitteesta. Uuden laskutusosoitteen käyttöönotto vaatii aikaa ja on tärkeätä, että Asiakas vaatii kaikkia toimittajiaan noudattamaan toimintamallia ja vaihtamaan laskutusosoitteeksi antamansa PL-osoitteen, jotta kaikki laskut saadaan samaan prosessiin.
Jos Asiakas kuitenkin toimittaa laskut skannaukseen itse, kaikissa laskuissa täytyy olla
oikea tähän palveluun liitetty laskutusosoite. Oikea osoite kuoressa ei ole riittävä, koska kuorta ei skannata.
Laskutusosoite tulee olla laskun ensimmäisellä sivulla. Osoite lisätään kohtaan, jossa
osoite muutenkin olisi eli osoitekenttään, joka useimmiten on laskun vasen yläkulma.
Jos kuoressa on oikea osoite, mutta itse laskussa ei ole osoitetta tullaan alkuperäinen lasku lähettämään
Asiakkaalle saatteen kera ja tästä veloitetaan hinnaston mukaan. Mikäli laskulta puuttuu vastaanottajatieto, lasku palautetaan lähettäjälle.
Muu laskutusosoitteeseen saapuva aineisto
Vain laskun mukana tulevia lomakkeita voidaan käsitellä palvelussa. Ilmoitattehan erillisen osoitteen muulle aineistolle kuten tilatuille aikakausilehdille tai muulle tärkeälle aineistolle. Mainokset, vahvistukset, joulukortit ja muut vähemmän tärkeät aineistot tuhotaan ilman jatkokäsittelyä.
Paketit ja kirjatut kirjeet sekä muut kuittausta vaativat lähetykset toimitetaan takaisin lähettäjille käsittelemättä. Varmistattehan tilauksia tehdessä, että toimitusosoite ei ole laskutusosoite. Jos on tarvetta toimittaa isompi määrä laskuja ja ainoa toimitustapa on paketti, otattehan palvelun tarjoajaan yhteyttä toimitustavan määrittämiseksi ennen aineiston lähetystä.
Laskumateriaalin käsittely
Palveluntarjoaja vastaanottaa paperiset ostolaskut sekä avaa ja tyhjentää kuoret, minkä jälkeen kirjekuoret tuhotaan ja kierrätetään. Tyhjennettäessä kuoren sisältö lajitellaan. Laskut suoristetaan skannauskelpoisiksi ja niistä poistetaan mahdolliset niitit ja paperiliittimet. Laskuja voi toimittaa samassa kuoressa useita. Liitteet ovat osa laskua ja ne liikkuvat laskun mukana prosessin ajan.
Pahoin revenneet tai tuhoutuneet tai epäselvät tai liian suuret laskut tai laskut, joissa kaksi laskua on tulostettu yhdelle paperilomakkeelle lähetetään eteenpäin Asiakkaalle sovittuun osoitteeseen päivittäin tai viikoittain. Näistä lähetys veloitetaan erikseen.
Pienemmät kuitit kannattaa teipata tai kopioida erilliselle A4 paperille. Varsinaisen laskun sivuille ei pitäisi teipata kuitteja eikä lyödä leimoja, jotta laskun varsinaiset tiedot eivät peity. Isommat kuitit skannataan sellaisenaan.
Lasku, josta selkeästi puuttuu sivu(ja), toimitetaan digitaalisesti ja siitä pyritään tallentamaan mahdollisimman paljon tietoja. Pyydättehän toimittajalta tarvittaessa laskun uudelleen kaikkien sivujen kera. Paperilaskujen esikäsittelyssä on mahdollista lisätä saatesivu, jossa mainitaan, että laskun sivuja puuttuu. Sivun käyttö voi vähentää asiakkaiden yhteydenottoja. Sähköpostilaskuissa tätä mahdollisuutta ei ole.
Skannaustarkkuus laskuille on 300 dpi ja laskut skannataan mustavalkoisina. Skannatessa tyhjät takasivut poistetaan kuvan koon perusteella. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinkin vanhoja tai voimakkaasti taitettuja asiakirjoja tallennettaessa prosessiin saattaa jäädä ylimääräisiä sivuja.
Alkuperäisiä paperilaskuja säilytetään turvallisessa tuotantotilassa 3 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.