Yrityksen siirto toiseen Menuun

Asiakkaan tietokannat voidaan siirtää toiseen Menuun esimerkiksi tilanteessa, jossa loppuasiakas vaihtaa tilitoimistoa tai se siirtyy suoraksi asiakkuudeksi omaan perustettavaan Menuun. Tietokantojen siirto tapahtuu laskutettavana työnä Heeroksen sovellustuen toimesta ja siihen sisältyy käytössä olevien sovellusten (mukaanlukien niiden sisältämä aineisto), käyttäjätunnusten ja -oikeuksien sekä verkkolaskuyhteyksien siirto.

Tilitoimiston vaihdon yhteydessä loppuasiakkaan tietokantojen siirto tilataan uuden tilitoimiston toimesta sillä valtaosa siirtoon liittyvistä toimenpiteistä koskettaa vastaanottavaa Menua. Työstä koituvat kustannukset laskutetaan uudelta tilitoimistolta. Työmäärä riippuu mm. siirrettävien sovellusten, käyttäjien sekä aineiston määrästä. Normaalissa tapauksessa siirtoihin menee 1-2 tuntia/ asiakas. Tarkempi työmääräarvio pyydetään sovellustuelta.

Tilitoimiston tulee erikseen informoida Heerosta mikäli siirrettävällä yrityksellä on käytössään alla listattuja toiminnallisuuksia:

• Webtransfer-ohjelma laskujen lähetyksessä
• REST-rajapinta Myyntilaskuihin
• Myyntilaskujen visualisointeja tai räätälöintejä
• REST-rajapinta Ostolaskuihin
• Kuluttajaverkkolasku- tai rahoitusyhteys
• Yrityksellä on käytössä ostolaskujen Tulkinta- ja tiliöintiratkaisu tai Heeroksen tarjoama ostolaskujen skannauspalvelu
• Yrityksen palkat lasketaan ePalkka-ohjelmalla
• Asiakkaalla on käytössä omia kirjanpidon raporttipohjia, jotka halutaan saada siirtää uuteen ympäristöön

Vastaanottavan tilitoimiston toimenpiteet ennen tietokantojen siirtoa

• Pyytää edelliseltä tilitoimistolta kirjallisen luvan tietokantojen siirtoon. Lupa toimitetaan Heerokselle esim. sähköpostiviesti tai valtakirja (valmis valtakirjapohja löytyy artikkelin lopusta).
• Sopii edellisen tilitoimiston sekä Heeroksen kanssa siirtopäivän.
• llmoittaa edelliselle tilitoimistolle heille kuuluvat toimenpiteet (listattu alla).
• Ilmoittaa paperilaskuja lähettäville asiakkaille uuden postiosoitteen.
• Muutosten tekeminen pankkisopimuksiin mikäli yrityksellä on käytössä Heeroksen SEPA-maksatus tai Myyntilaskujen automaattinen viiteaineiston nouto.
• Varmistaa tulorekisterivarmenne ja valtuutus siirtyvältä asiakkaalta.
• Tietokantojen siirtopäivänä asiakkaan sovelluksissa on käyttökielto kunnes Heeros ilmoittaa siirron valmistuneen. Tilitoimisto informoi loppuasiakkaita tähän liittyen.
  

Edellisen tilitoimiston toimenpiteet ennen tietokantojen siirtoa

• Siirtää heille kuuluvan aineiston ostoreskontraan, myyntireskontraan tai Kirjanpitoon sekä Arkistoon.
• Tarkistaa ennen siirtoa, että siirrettävän asiakkaan laskuja ei ole odottamassa toimia Heeros Linkkissä tai Tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa. Huom. Linkissä sekä Tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa oleva aineisto ei siirry uuteen ympäristöön.

Tilitoimistot sopivat keskenään siitä, mihin tilanteeseen asiakkaan hoitaminen jää ennen siirtoa. Siirtotoimenpide ei vaikuta asiakkaan dataan, joten tilanne jatkuu siitä mihin se on jäänyt edellisessä Menussa. Huom. Ostolaskujen maksut eivät kuittaannu automaattisesti, jos ne on lähetetty edellisen toimiston WS-kanavasta ja erääntyvät vasta siirron jälkeen.