Rahoitusyhtiölaskutus Heerokseen toteutetaan yhteistyössä OpenText-operaattorin kanssa. Jotta yhteys voidaan luoda, tulee laskuttajalla olla voimassaoleva sopimus rahoitusyhtiön kanssa. Rahoitusyhtiölaskutuksen käyttöönotto Heeroksessa on laskuttajakohtainen ja käyttöönotosta veloitetaan erikseen. Tällä hetkellä tuotannossa on:
- Nordea Rahoitus
- Pohjola Pankki Rahoitus
- Danske Rahoitus
- Intrum Rahoitus
- Financelink (HUOM. tilitoimistokohtainen)
- Fellow Finance
- Noja Rahoitus
- PayEx
- Svea.
Mikäli haluatte yhteyden johonkin yllä olevista, tulee tilitoimiston tehdä tilaus palvelupyyntönä Heeros sovellustukeen. Kts. tilaukseen tarvittavat tiedot alempana.
Mikäli haluamanne rahoitusyhtiö ei löydy listalta, olettehan yhteydessä asiakasvastaavaanne. Näissä käyttöönoton veloitus on suurempi kuin jo tuotannossa olevilla.
Rahoitusyhteyden luominen toteutetaan operaattorin toimesta. Tämä on hyvä huomioida aikataulutuksessa.
Rahoitusyhteydessä huomioitavaa
Osalle rahoitusyhtiöistä on käytössä kaksoisreititys, jolloin laskut toimitetaan Heeroksesta sekä maksajalle että rahoitusyhtiölle. Yksöisreitityksessä lasku toimitetaan Heeroksesta vain rahoitusyhtiölle, joka toimittaa laskun itse edelleen maksajalle.
Useimmiten laskun ohjaus rahoitukseen tapahtuu laskulle valitun rahoitusyhtiön pankkitilin avulla (poikkeuksena Svea). Rahoitusyhtiön pankkitili lisätään Heeros Myyntilaskujen asetuksiin. Mikäli laskulla on rahoitusyhtiön pankkitili, ohjaa operaattori laskun rahoitusyhtiökanavaan. Mikäli laskulla on oma pankkitili, laskut eivät ohjaudu rahoitukseen.
Rahoitukseen meneviltä laskuilta tulee löytyä rahoitusyhtiölauseke, eli maininta laskun siirrosta rahoitukseen. Mikäli kyseessä on kaksoisreititys, tieto voidaan lisätä joko operaattorin toimesta tai tallentaa Heeros Myyntilaskuihin. Jos kaikki laskut lähetetään rahoitukseen, voidaan lauseke tallentaa yleisiin asetuksiin oletuslisäselitteeksi. Jos vain muutamat asiakkaat laskurahoitetaan, lauseke voidaan tallentaa asiakastietoihin samannimiseen kohtaan. Mikäli lasku toimitetaan ainoastaan rahoitusyhtiölle, lauseke lisätään rahoitusyhtiön toimesta.
Rahoitusyhtiöviite muodostuu yleensä asiakkaan rahoitusyhtiön sopimusnumerosta ja laskun tiedoista. Operaattori lisää tämän rahoitukseen meneville laskuille viitteen muodostamislogiikan perusteella.
Huomioitavaa on, että rahoitukseen lähetettyjen laskujen suoritukset eivät tule automaattisesti Heeros Myyntilaskuihin. Mikäli rahoitusyhtiö toimittaa konekieliset viiteaineistot (KTL) laskuttajalle, ne voidaan lukea manuaalisesti reskontraan kohdasta Myyntireskontra - Avoimet laskut - Suoritukset - Lue viiteaineisto. Mikäli ei, tulee laskut käsinsuorittaa, jotta reskontra pysyy ajan tasalla.
Tilaukseen tarvittavat tiedot:
- Laskuttajan nimi, y-tunnus ja verkkolaskuosoite
- Rahoitusyhtiön nimi
- Rahoitusyhtiön sopimusnumero
- Rahoitusyhtiön pankkitilinumero
- Tieto rahoitusyhtiöviitteen muodostamislogiikasta (esim. sopimusnumero + laskunnumero)
- Lisätäänkö rahoitusyhtiölauseke operaattorin toimesta
- Rahoitusyhtiön yhteyshenkilö, puhelinnumero ja sähköposti
- Toimitetaanko laskut Heeroksesta sekä maksajalle että rahoitusyhtiölle, vai lähettääkö rahoitusyhtiö laskun itse edelleen maksajalle.
Tilauksen eteneminen:
- Laskuttaja tekee sopimuksen rahoitusyhtiön kanssa.
- Tilitoimisto toimittaa Heerokselle palvelupyynnöllä tarvittavat tiedot (listaus yllä).
- Heeros tilaa yhteyden OpenText-operaattorilta.
- Heeros vahvistaa tilitoimistolle kun yhteys on valmiina testilaskua varten.
- Tilitoimisto ilmoittaa Heerokselle ensimmäisen lähetetyn laskun numeron.
- Heeros tarkistaa, että lasku on teknisesti reitittynyt oikein.
- Laskuttaja varmistaa rahoitusyhtiöltä, että he ovat vastaanottaneet laskun ja tilitoimisto ilmoittaa tästä Heerokselle.
- Kun yhteys on vahvistettu toimivaksi, voidaan laskujen lähetys aloittaa.