Heeros zal nooit per e-mail naar het klantspecifieke email adres (klantxx@heeros-invoices-nl.com) informatie of gebruikers actie verzoeken sturen met betrekking tot het klant specifieke email adres zelf.
Eventuele vragen aan de klant met betrekking tot gebruikte e-mailadressen zullen altijd verstuurd worden via onze normale support kanalen.
Helaas kunnen ook de klantspecifieke email adressen van onze klanten die publiekelijk worden gepresenteerd als onderdeel van de factureringsinformatie van het bedrijf, onderhevig zijn aan phishing of fraudepogingen (spam e-mails en junk mail). De mailserver die voor Heeros Inkoopfacturen wordt gebruikt, gebruikt junkmailfilters om mogelijk binnenkomende spammail eruit te filteren, maar desondanks is het mogelijk dat de afzender erin slaagt deze filters te passeren waardoor de e-mail toch onze oplossing binnenkomt.
Als een verdachte e-mail verschijnt in Heeros Inkoopfacturen en wordt gepresenteerd als, of vooral gaat over het specifieke e-mail adres verstuurt uit de naam van Heeros, dan is het een spam e-mail. De links in een dergelijke e-mail mogen niet worden geopend, noch mogen eventuele e-mailbijlagen worden gedownload. De spam e-mail dient te worden verwijderd zoals de normale factuur verwijdering ook wordt gedaan.
Voorbeelden van dergelijke spamberichten zijn:
- het klantspecifieke e-mailadres dreigt te worden opgezegd tenzij de gebruiker via een in de e-mail vermelde link het e-mailadres nogmaals activeert;
- het klantspecifieke e-mailadres belangrijke e-mails heeft ontvangen die in quarantaine zijn geplaatst en dat de gebruiker wordt gevraagd deze e-mails via een in de e-mail opgenomen link te bekijken
Het bericht kan ook worden gepresenteerd als een "automatisch verzonden kennisgeving", een dergelijk proces bestaat echter niet bij Heeros.
Heeros zal nooit per e-mail naar het klantspecifieke email adres van Heeros Inkoopfacturen informatie of gebruikers actie verzoeken sturen met betrekking tot het klantspecifieke e-mail adres account zelf.
Achterdochtig? Controleer voordat u handelt
Een goede gewoonte bij verdachte e-mails en websites is om na te gaan naar wat voor pagina de gepresenteerde link de gebruiker doorverwijst. Klik niet op de link, maar ga er met de muis overheen. De browser toont linksonder de url (website) waar de link u naartoe leidt. Dit laat vaak iets totaal anders en dubbelzinnigs zien dan bijvoorbeeld het adres www.heeros.com of www.heeros-invoices-nl.com (gevormd uit de e-mail - een pagina die niet eens bestaat) dat in onze naam wordt gepresenteerd.
Er wordt veel junkmail verstuurd
Helaas wordt junkmail voortdurend in grote hoeveelheden verzonden. De junkmail filters worden dus voortdurend bijgewerkt met nieuwe herkende junkmail afzenders, zodat een succesvolle junkmail verzending waarschijnlijk binnen een paar dagen er wordt uitgefilterd. De afzenders die de junkmail verzending organiseren veranderen dus voortdurend hun afzendergegevens in een poging de junkmail filters te passeren, en precies dan kunnen de spam emails ook hun weg naar onze oplossing vinden.
Als een klantspecifiek e-mail adres voortdurend het doelwit lijkt te zijn van junkmail die doorkomt, dan kunt u dit doorgeven aan onze support. Wij zouden graag meer willen weten over een dergelijke situatie om eventuele aanvullende acties te evalueren die nodig zijn om de filtering te verbeteren.
PS. We brengen binnenkort een update uit van de oplossing voor het vastleggen en verzenden van e-mails. Deze zal de controle van de oorspronkelijke e-mailinformatie verbeteren door de afzender van de e-mail, de verzendtijd, de header en andere informatie op headerniveau aan de oplossing toe te voegen. Dit zal ook helpen bij het identificeren van een spam e-mail in de toekomst.