De verwerking van inkoopfacturen kan worden versneld door het gebruik van een automatisch boekingsvoorstel in Heeros Inkoopfacturen en in Heeros Circula. Dit kan worden ingesteld in Heeros Link en in Heeros Circula, per leverancier of voor alle leveranciers in een keer. Dit artikel beschrijft in een notendop hoe de functionaliteit kan worden ingeschakeld.
Vast boekingsvoorstel per leverancier of opslaan na boeken?
Hoe stel ik een automatische boekingsvoorstel in alleen voor bepaalde leveranciers?
Hoe stel ik een automatisch boekingsvoorstel in voor alle leveranciers?
Hoe ziet het boekingsvoorstel eruit?
Vast boekingsvoorstel per leverancier of opslaan na boeken
De standaard grootboekrekening van de leverancier en eventuele standaard kostenplaatsen worden gedefinieerd in het tabblad Opmerkingen van de leverancier in het leveranciersregister. Dit kan door deze op te slaan of door deze te importeren via de 'register upkeep' import tool. Op deze manier kunt u standaardwaarden voor meerdere leveranciers tegelijk bijwerken.
Er kan ook worden gekozen om de grootboekrekening na elke boeking op te slaan. Het nieuwe boekingsvoorstel is dan altijd gebaseerd op de laatst gebruikte grootboekrekening. Deze instelling wordt afzonderlijk geselecteerd in de algemene instellingen van Circula op het tabblad Boekingen.
Als u vaste standaardwaarden (grootboek, kostenplaatsen et.) voor leveranciers wilt hanteren, die niet veranderen per afzonderlijke factuur, dan kunt u dat instellen via:
- Instellingen gedefinieerd als Wordt niet opgeslagen
Als u wilt dat de standaardwaarden van de leverancier de laatst gebruikte waarden zijn
- Gedefinieerde instellingen als Opslaan
LET OP. Het opslaan van standaardwaarden gebeurt momenteel niet bij het overzetten van facturen van Heeros Inkoopfacturen naar Circula.
Hoe stel ik een automatisch boekingsvoorstel in alleen voor bepaalde leveranciers?
- Definieer Link instelling Standaard boeking na importeren van facturen naar selectie Per leverancier
- Definieer de standaard grootboekrekening van de gewenste leverancier, evenals eventuele standaard kostenplaatsen in het leveranciersregister van Circula.
- Instelling leveranciersregister in Circula Standaardboekingen maken bij importeren van facturen? naar keuze Ja
- De instellingen in het leveranciersregister kan worden bewerkt met de CSV-export en -import tool voor het bijhouden van het register. Zo kunt u eenvoudig standaard grootboekrekeningen en kostenplaatsen bijwerken en de instelling voor het maken van standaardboekingen op Ja zetten.
Hoe stel ik een automatisch boekingsvoorstel in voor alle leveranciers?
- Definieer Link instelling Standaard boeking na importeren van facturen naar selectie Aangemaakt
- Definieer de standaard grootboekrekening van leveranciers, evenals standaard kostenplaatsen en boekingsobjecten in het leveranciersregister van Circula.
- De standaard grootboekinstelling in het leveranciersregister kan worden bewerkt met de CSV-import tool voor het bijhouden van het register. Op deze manier kunt u eenvoudig standaard grootboekrekeningen, kostenplaatsen en boekingsobjecten bijwerken.
Hoe ziet het boekingsvoorstel eruit?
Na het opslaan van de instellingen wordt automatisch een boekingsvoorstel aangemaakt voor de facturen die worden ingevoerd in Heeros Inkoopfacturen, of van Link naar Heeros Circula. Hieronder ziet u voorbeelden van facturen waarbij een automatisch boekingsvoorstel is gegenereerd. U ziet de boeking bij het openen van de factuur. Vervolgens gaat u verder met het normaal controleren van de factuur, eventueel het afronden van de boeking en het doorzetten van de factuur voor controle en goedkeuring.
Boekingsvoorstel in Heeros Inkoopfacturen:
Boekingsvoorstel in Circula: