Factuur in workflow na verwerking
Facturen in origineel formaat
Bijlagen
Boekstuknummering
Nieuwe leverancier
Nieuw bankrekeningnummer leverancier
Factuur verplaatsen naar laatste fase in het goedkeuringsproces
Facturen in origineel formaat
Via Heeros Inkoopfacturen worden de facturen in het originele formaat (kleur of zwart-wit) in de workflow opgeslagen.
Bijlagen
Indien bijlagen niet als pagina's in het factuurbestand zijn toegevoegd, maar als aparte bijlage worden meegestuurd, dan zijn de bijlagen terug te vinden in workflow onder 'Bijlagen' in het factuurscherm.
Boekstuknummering
Bij ontvangst van de factuur in de workflow wordt nog geen boekstuknummer automatisch aangemaakt. Dit gebeurd pas als de factuur door een gebruiker wordt geopend en voor het eerst in de workflow wordt opgeslagen.
Nieuwe leveranciers
Facturen worden niet meer verwerkt via Heeros LINK. Nieuwe leveranciers worden vanuit Heeros Inkoopfacturen direct aangemaakt in de workflow.
Er wordt een opmerking toegevoegd bij de factuur in het 'Opmerkingen veld' van de nieuwe leverancier om te informeren dat de nieuwe leverancier is aangemaakt.
Als de leverancier nieuw is en het gebruik van een standaard grootboek is gewenst, dan dient dit te worden ingesteld. Ga naar Registers - Leverancier en open de leverancier.
Definieer op het tabblad 'Opmerkingen', 'Standaardboekingen maken bij het importeren van facturen?' instellen op 'Ja'. De standaard kostenplaats of andere boekingsdimensies dienen ook te worden ingevuld indien van toepassing.
Nieuw bankrekeningnummer leverancier
Als er een nieuw bankrekeningnummer voor een leverancier wordt aangemaakt, wordt een opmerking toegevoegd aan de factuur in de workflow om dit aan te geven.
Factuur verplaatsen naar laatste fase in het goedkeuringsproces
Als u 'automatische overboeking naar boekhouding' hebt ingeschakeld vanuit de laatste (Goedgekeurd) fase in de workflow, moeten facturen niet worden overgedragen naar deze laatste goedkeuringsfase maar naar een eerdere fase. De verplaatsing naar de laatste fase dient altijd binnen de workflow te gebeuren om de automatische overboeking naar de boekhouding te activeren.