Afhandelen van mislukte facturen
Factuur met status 'Analyse mislukt'
Verwerken van 'Analyse mislukt' facturen
Factuur met status 'Transfer mislukt'
De verschillende 'mislukt' statussen kunnen te maken hebben met de factuur analyse of de transfer naar de workflow. Deze statussen zullen hieronder apart worden beschreven.
Mislukte facturen worden weergegeven in de statuslijst onder het gedeelte 'Mislukt'.
Factuur met status 'Analyse mislukt'
Een factuur die de status 'Mislukt' krijgt vanwege een mislukte analyse, kan zijn omdat
- de e-mail bevat geen pdf-, jpeg- of png-factuur om te analyseren
- de e-mail bevat geen factuur die moet worden gevalideerd
- de analyse is om een of andere reden niet gelukt of heeft een fout geretourneerd
- factuurbestand is meer dan 10 MB
In de status analyse mislukt zijn de drie volgende opties beschikbaar:
Verwijder factuur - Als de e-mail geen echt factuurbestand bevat, kan de gemaakte factuur worden verwijderd.
Automatische herkenning wijzigen - Het is mogelijk om de analyse te overschrijven. Factuurgegevens kunnen dan handmatig worden ingevoerd, zonder hulp van de analyse.
Re-Analyse - Als de factuur een factuurbestand heeft dat aan de analyse-eisen lijkt te voldoen, kan het voorkomen dat de analyseservice een tijdelijke fout heeft geretourneerd. In dat geval is het mogelijk om de factuur opnieuw te laten analyseren.
Verwerken van 'Analyse mislukt' facturen
PDF-, JPEG- of PNG-factuurafbeelding is groter dan 10 MB
De factuurgrootte wordt het gemakkelijkst gecontroleerd door de factuur te openen vanuit de bijlagelijst en te selecteren om de factuur op te slaan. Opslaan is niet nodig, aangezien de bestandsgrootte wordt weergegeven in het eerste dialoogvenster.
Als de factuur groter is dan 10 MB, dient de factuur handmatig te worden gevalideerd.
Factuur heeft geen pdf-, jpeg- of png-factuur om te analyseren
Als de factuur geen bijlagen heeft, zijn er geen factuurgegevens die kunnen worden geanalyseerd.
Het is mogelijk dat de factuur via een link in de originele e-mail gedownload moet worden. Dit kan worden nagegaan door de e-mail te openen.
De oplossing biedt geen ondersteuning voor het ophalen van facturen via e-mail links, dus de factuur moet door de gebruiker worden gedownload en vervolgens weer naar het klantspecifieke e-mail adres gestuurd worden om opnieuw geanalyseerd te worden.
Als de factuur bijlagen bevat met formaten die niet ondersteund worden, dan moeten deze eerst worden omgezet (bijv. Opslaan als pdf vanuit Microsoft Word of Excel) en vervolgens weer naar het klantspecifieke e-mail adres gestuurd worden om opnieuw geanalyseerd te worden.
E-mail bevat geen factuur(informatie)
Het is ook mogelijk dat de e-mail die naar de ontvangende e-mail wordt gestuurd, eenvoudigweg geen factuurinformatie bevat. Misschien onthult de oorspronkelijke e-mail dat de afzender de bedoelde bijlage is vergeten. In dat geval kan de factuur uit HPI worden verwijderd aangezien het niet de bedoeling is om deze verder te valideren.
Technisch falen in analyse
Het is mogelijk dat Heeros Inkoopfacturen om de een of andere technische reden niet in staat is om factuur succesvol te analiseren (bij een correct bestandsformaat en bestandgrootte kleiner dan 10 MB). De factuur kan dan opnieuw worden geanalyseerd.
Als de nieuwe analysepoging nog steeds mislukt, neem dan contact op met Heeros Support via helpdesk@heeros.com.
Factuur met status 'Transfer mislukt'
Als een factuur de status 'Transfer mislukt' krijgt, dan zal het service team de oorzaak hiervan onderzoeken. Het kan zijn dat de oorzaak een tijdelijk probleem was. De factuur zal door het service team opnieuw verwerkt worden. Blijft een factuur de status 'Transfer mislukt' houden, neem dan contact op met Heeros Support via helpdesk@heeros.com.