Overige handelingen voor het verwerken van de facturen
Bekijken van de factuur, de bijlagen en de ontvangen e-mail
Splitsen van facturen
Wijzigen bestand voor analyse
Notificatie dubbele factuur
Factuur vergrendeld door andere gebruiker
Bekijken van de factuur, de bijlagen en de ontvangen e-mail
Standaard wordt de factuurafbeelding aan de linkerkant getoond. Het is ook mogelijk om de factuur in een eigen venster te openen en op een ander scherm te bekijken.
Als letters op de factuur te klein zijn om te lezen of als de kwaliteit van de pdf niet goed is, dan kan het vergrootglas gebruikt worden om informatie in de factuur op te vergroten en op te zoeken.
Het 'paperclip' icoon geeft aan uit hoeveel bestanden (factuur + bijlagen) de factuur bestaat. Het getoonde aantal is het totale aantal documenten. De factuur en alle bijlagen kunnen in een apart venster worden geopend.
De originele e-mail kan in een nieuw venster worden geopend en bekeken.
De Audit trail van de factuur is beschikbaar in een eigen venster. De audittrail registreert wijzigingen in factuurgegevens of boekingen per gebruiker.
Door op een wijziging (regel) te klikken in de audit trail kan aanvullende informatie worden gevonden over de wijziging.
Splitsen van facturen
Als er meer dan één factuur in de e-mail is gestuurd, dan worden andere facturen geïnterpreteerd als bijlagen bij de geanalyseerde factuur. U kunt de facturen opsplitsen door een factuur/facturen te selecteren door aan de linkerkant het icoon met de 2 pijltjes omhoog aan te klikken en vervolgens 'Splitsen naar nieuwe facturen' te selecteren.
Gesplitste facturen worden verwijderd uit de bijlagen van de originele factuur en de gebruiker kan de validatie van de oorspronkelijke factuur voortzetten.
Als de geanalyseerde factuur meer dan 1 pagina heeft, is de splitsing mogelijk voor factuurpagina's. Splitsen wordt alleen ondersteund als pagina's met facturen in de juiste volgorde staan. De gebruiker markeert de eerste pagina van elke factuur (gemarkeerd met roze) en kiest vervolgens voor 'Splits pagina's naar nieuwe facturen'.
Het splitsen wordt gestart en zowel de originele factuur als de opgesplitste nieuwe facturen verschijnen allemaal in het overzicht van te verwerken facturen. Als de originele factuur bijlagen heeft, worden de bijlagen ook gekopieerd naar de nieuw gesplitste facturen.
Wijzigingen bestand voor analyse
Omdat meerdere bestandsformaten worden ondersteund, kan het voorkomen dat een bijlagebestand wordt geselecteerd als factuur dat gebruikt wordt voor de analyse. Open de lijst met bijlagen, bekijk de bestanden en selecteer het pictogram 'Opnieuw analyseren' aan de rechterkant om te wijzigen welk bestand gebruikt moet worden voor de factuur analyse. De factuurafbeelding wordt gewijzigd en de factuur wordt opnieuw geanalyseerd
Notificatie dubbele factuur
Als er een factuur met een eerder verwerkt factuurnummer van dezelfde leverancier in Heeros Inkoopfacturen bestaat, dan wordt hiervan een melding gegeven. De melding beperkt de gebruikershandelingen niet, dus als na controle wordt geconcludeerd dat beide facturen geldig zijn om te worden gevalideerd, kunnen ze worden afgehandeld.
Door op de factuurgegevens te klikken, kan de gebruiker naar de dubbele factuur gaan om deze te bekijken.
BELANGRIJK! Als u via deze link naar een andere factuur gaat, worden aangebrachte wijzigingen op de originele factuur niet opgeslagen! Als er wijzigingen in de factuur zijn aangebracht, bewaar deze dan eerst voordat u naar een andere factuur gaat.
De dubbele melding weerspiegelt niet de mogelijke bestaande dubbele facturen in de Circula. Omdat Circula zelf geen controle heeft voor dubbele facturen, is het raadzaam om de eerste weken na de overdracht naar HPI een extra controle uit te voeren op dubbele factuurnummers in Circula.
Factuur vergrendeld door andere gebruiker
Als een factuur wordt gevalideerd door een andere gebruiker, wordt bij het openen van de factuur informatie weergegeven over de vergrendelde factuur. Bij een vergrendelde factuur is factuurvalidatie niet mogelijk. De waarschuwing kan worden gesloten waardoor de factuur vergrendeld blijft, of indien nodig kan de vergrendeling worden vrijgegeven en kan de factuurvalidatie worden voltooid.
Op dit moment wordt de factuurvergrendeling pas opgeheven wanneer de factuur wordt gesloten via het daadwerkelijke pictogram. Als de gebruiker terugkeert naar de factuur met de pijl terug in de browser, of de browser sluit, wordt de gebruikersvergrendeling op de factuur niet opgeheven. Deze facturen worden weergegeven in de status 'wordt gevalideerd' totdat de vergrendeling wordt opgeheven. Dit wordt later geoptimaliseerd.