Boekingen
Velden boekingsregel
Aanmaken boekingsregel
AI boekingsvoorstellen
Leegmaken van een veld
Boekingsvoorstel
Boeken van creditfactuur
Velden boekingsregel
Na het invullen en controleren van de factuurgegevens, kan de boeking gedaan worden.
De boekingsregel bestaat uit een aantal standaard kolommen.
Rekening - Grootboekrekening. Beschikbare grootboekrekeningen worden opgehaald uit het rekeningschema uit Circula.
Bruto - Bruto bedrag van de boeking.
BTW-code - BTW-code voor het berekenen van het BTW-bedrag. Als de gekozen grootboekrekening in Cirucla een standaard btw-code bevat, wordt deze automatisch opgehaald wanneer de rekening wordt gekozen om te boeken.
BTW-% - Het BTW-percentage van de gekozen BTW-code.
BTW - Het BTW-bedrag in de gekozen valuta. Het bedrag wordt berekend op basis van de gekozen BTW-code van het bruto bedrag.
Netto - Netto bedrag van de boeking. Het netto bedrag is berekend op basis van het bruto bedrag en de gekozen BTW-code.
Beschrijving - Beschrijving bij de grootboekregel.
Kostenplaats/Boekhoudobjecten - Als kostenplaatsen en/of boekhoudobjecten zijn ingesteld in Circula, dan kunnen deze hier geselecteerd worden.
Aanmaken boekingsregel
Standaard is de boekingsregel leeg. Een nieuwe boekingsregel kan worden aangemaakt door op de + knop aan de linkerkant van de boekingsregel te klikken. De nieuwe regel zal standaard het resterende openstaande, niet-geboekte bedrag hebben, evenals een beschrijving die is samengesteld uit leveranciersnaam en factuurnummer. De boeking moet minimaal een grootboekrekening en brutobedrag bevatten.
In de meest linkse kolom staan ook andere actieknoppen, zoals de verwijderknop voor het verwijderen van een boekingsregel.
Er wordt gecontroleerd op lege kolommen, dus validatie is mogelijk zonder het hele raster te voltooien. Het valideren van een factuur zonder alle gemarkeerde gegevens kan resulteren in fouten bij het maken van een boeking in de factuuroverdracht, dus het wordt ten zeerste aanbevolen om boekingsregels volledig te vullen.
BELANGRIJK! Als de factuur zonder boeking moet worden verzonden, moet de boekingsregel geheel leeg worden gelaten. Gedeeltelijke boekingen kunnen leiden tot overdrachtsfouten.
Het boekingsverschil toont het geboekte bedrag in vergelijking met het bruto factuurbedrag. Er is geen beletsel voor het valideren van facturen zonder het in evenwicht brengen van de boeking.
AI boekingsvoorstellen
De AI (Artificial intelligence) boekingsfunctionaliteit kan als extra service worden toegevoegd bij de Heeros Inkoopfacturen oplossing. Wanneer de nieuwe functionaliteit in gebruik wordt genomen wordt historische boekingsdata van de verwerkte inkoopfacturen van enkele maanden ingevoerd in het kunstmatige intelligentie model.
Wanneer een factuur binnenkomt in Heeros Inkoopfacturen, interpreteert de AI de factuur informatie en geeft een voorspelling van de boeking op basis van de boekingsgeschiedenis. De factuurafhandelaar hoeft alleen de voorspelling van de boeking te bekijken en de eventuele kostenverdeling te voltooien. Als er een fout zit in het boekingsvoorstel, wordt de correctie-informatie teruggestuurd naar de AI om te leren en de volgende inkomende prognose van de leverancier te verbeteren. Alleen prognoses van voldoende betrouwbaarheidsniveau worden als voorstel aan de factuur toegevoegd.
Bij nieuwe klanten beschikken we nog niet over historische gegevens op basis waarvan het model in één keer zou kunnen leren. Het leren gebeurt dus naarmate de facturen worden verwerkt. De AI-voorstellen zullen tonen wanneer het model een voldoende betrouwbaarheidsniveau heeft bereikt. Dit gebeurt gewoonlijk na ongeveer 10 verwerkte leveranciersfacturen.
De Heeros Inkoopfacturen oplossing laat zien of het factuurvoorstel is gegenereerd door kunstmatige intelligentie (AI-posting voorstel). Als de boekingsrij een percentage toont in de AI boekingskolom, is het voorstel gegenereerd door kunstmatige intelligentie. Als het boekingsvoorstel onjuist is, moet u de nodige correcties aanbrengen in Heeros Inkoopfacturen of in de workflow. Boekingsinformatie uit de laatste fase van de factuurworkflow wordt naar onze AI partner Snowfox gestuurd voor de verbetering van toekomstige boekingsvoorstellen. Alleen succesvolle AI-boekingsvoorstellen worden gefactureerd.
Leegmaken van een veld
Als u een boekingsveld moet leegmaken, klikt u eenmaal op het gewenste veld zodat het wordt gemarkeerd.
Maak het veld leeg door op de delete-toets op je toetsenbord te drukken. Er wordt een keuzelijst geopend om een nieuwe waarde te kiezen. Wilt u het veld leeg laten, klik dan met uw muis ergens buiten het veld en de lijst.
Boekingsvoorstel
Als er een standaard grootboeknummer is gedefinieerd voor een leverancier, dan wordt dit grootboeknummer gebruikt in het boekingsvoorstel.
Het automatisch aanmaken van een boekingsvoorstel bij het invoeren van een factuur werkt alleen als de leverancier herkend wordt. Er wordt dan een boekingsvoorstel van 1 regel aangemaakt.
De boeking kan, indien nodig, door de gebruiker worden aangepast. Als de gebruiker het totaalbedrag van de factuur aanpast, wordt ook het standaard boekingsbedrag automatisch gewijzigd.
Boeken van creditfactuur
- totale factuur bedrag dient negatief te zijn
- er wordt geboekt met negatieve bedragen, tenzij er ook bewust een (positieve) debet boekingsregel wordt toegevoegd
Als de analyse de factuur niet correct identificeert als een creditnota, dan moet het totale factuurbedrag worden aangepast met het minteken ervoor (negatief worden gemaakt).
Factuur verwerken na boeken
Nadat de factuur geboekt is dient deze naar Circula of een ander systeem gestuurd te worden voor verdere verwerking.
U kunt de factuur als gecontroleerd en geboekt markeren door onderaan de pagina op de knop Valideren (rechts) te klikken. Door de factuur te valideren, wordt deze verwerkt naar het volgende systeem.