Valideren van facturen

Administratie
Factuurgoedkeuring
Leverancier
Factuurgegevens
Factuur verwerken na controle
Boekingen

Om een factuur te valideren, opent de gebruiker een factuur met de status 'Te controleren'. De gebruiker corrigeert onjuiste gegevens en vult ontbrekende gegevens aan.

Administratie

Het eerste gedeelte geeft aan in welke administratie de factuur verwerkt moet worden, wat de status van de factuur is en wanneer deze voor verwerking is binnengekomen.

Administratie - De naam van de administratie

Ontvangen - Datum waarop de factuur is ontvangen in Heeros Inkoopfacturen

Status - Status van de factuur (Te controleren, In behandeling, Transfer compleet, Analyse mislukt)

Als de administratie niet automatisch is toegewezen, dan dient de gebruiker de juiste administratie selecteren. Alleen die administraties zijn zichtbaar waarvoor de gebruiker rechten heeft. Na het selecteren van de administratie wordt de factuur opnieuw gevalideerd en gematched op leverancier en (indien beschikbaar) het standaard boekingsvoorstel aangemaakt.

Als de factuur naar een verkeerde ontvangende e-mailadres is gestuurd en dus wordt toegewezen aan een verkeerde administratie, kan dit bij 'Administratie' gewijzigd worden.

Factuur goedkeuring

Bij 'Factuur goedkeuring' wordt voor de factuur het juiste goedkeuringsproces gekozen en wordt de factuur na validatie ter goedkeuring voorgelegd aan de goedkeurder in de gekozen fase.

Deze informatie wordt automatisch opgeslagen voor de leverancier, zodat voor de volgende factuur van dezelfde leverancier dezelfde goedkeuringsgegevens worden voorgesteld als bij de laatst verwerkte factuur. Het voorstel kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden dan weer opgeslagen voor de volgende factuur.

Om de vooraf ingestelde waarden volledig te wissen, moet eerst het gekozen goedkeuringsproces worden gewist. De fase en de goedkeurder worden dan tegelijkertijd gewist.

Het definiëren van workflow-, fase- of goedkeurdersinformatie is niet verplicht. Als er geen selectie wordt gemaakt in de validatie, wordt de factuur als nieuwe factuur overgezet naar de workflow.

De afwezigheidsfunctie werkt nu ook voor facturen die worden verwerkt in Heeros Inkoopfacteren bij het valideren en boeken van de inkoopfacturen. Dat wil zeggen, als een persoon als afwezig is geselecteerd in de Heeros workflow-instellingen, dan wordt de verwerkte factuur overgedragen aan de geselecteerde plaatsvervanger bij het opslaan in het goedkeuringsproces.

Leverancier

Dit gedeelte bevat al de leveranciers specifieke gegevens.

Nummer - Leveranciersnummer in het leveranciersregister van Heeros Workflow. Het nummer wordt getoond als de leverancier is herkend en gevonden in het leveranciersregister. Anders wordt het veld leeg gelaten.

Naam - Naam van leverancier. De leveranciersnaam is verplicht en wordt automatisch ingevuld als er een 'match' is vanuit het leveranciersregister. Vindt er geen match plaats, dan wordt de naam getoond die vanuit de factuuranalyse beschikbaar is.

BTW-nr - BTW nummer van de leverancier. Het BTW nummer is verplicht en wordt automatisch ingevuld als er een 'match' is vanuit het leveranciersregister. Vindt er geen match plaats, dan wordt het BTW nummer getoond dat vanuit de factuuranalyse beschikbaar is.

Land - Land van leverancier. Het land is verplicht en wordt automatisch ingevuld als er een 'match' is vanuit het leveranciersregister. Vindt er geen match plaats, dan dient het land door de gebruiker worden ingevuld.

Bankrekening nummer - Bankrekening nummer van de leverancier. Dit is verplicht en wordt automatisch ingevuld vanuit de factuuranalyse.

BIC/Swift - BIC/Swift code van de leverancier

Matching leveranciers vanuit leveranciersregister

Als het BTW nummer op de factuur overeenkomt met het BTW nummer van een leverancier in het leveranciersregister (eerste criteria) dan is er sprake van automatische matching. Indien dit niet o.b.v. het BTW nummer lukt, dan wordt het KVK nummer gebruikt om de factuur te matchen met de leverancier (2e criteria).

Als een leverancier uit het register wordt gekoppeld, wordt het leveranciersnummer getoond

Als er twee of meer leveranciers uit het register worden gevonden met hetzelfde btw-nummer of KvK-nummer, wordt vervolgens het bankrekeningnummer gebruikt om de juiste leverancier te koppelen
- Als er een unieke match is, wordt de leverancier op de factuur geselecteerd
Als er geen koppeling kan worden gemaakt met een bestaande leverancier, dan worden de geanalyseerde gegevens zoals BTW nummer en naam van de leverancier getoond. Het label geeft dan aan dat er mogelijk een nieuwe leverancier aangemaakt moet worden.

Aanmaken van een een nieuwe leverancier

Wanneer geen bestaande leverancier kon worden gekoppeld en het label 'Nieuwe leverancier' aangeeft, ontbreekt ook de landcode van de leverancier.

De gebruiker kan dan het volgende doen:

zoek naar bestaande leverancier in de drop down menu's van het leveranciersnummer of de -naam. De lijst kan worden gefilterd op leveranciersnaam en zelfs op een deel van de naam.
maak een nieuwe leverancier aan door de landcode van de leverancier toe te voegen, en wijzig indien gewenst de voorgevulde gegevens. Bij wijzigingen geeft het label geeft aan of er een nieuwe leverancier wordt aangemaakt, of dat er een bestaande leverancier wordt gewijzigd.

Wanneer een nieuwe leverancier in het register wordt aangemaakt, wordt een opmerking toegevoegd in het 'Opmerkingen-veld' in Heeros Workflow om te informeren dat er een nieuwe leverancier wordt aangemaakt in het register.

Bijwerken bestaande leverancier

Wanneer de naam of het btw-nummer van een geselecteerde leverancier wordt gewijzigd, geeft het label aan dat leveranciersgegevens in het register worden bijgewerkt.

Toevoegen bankrekeningnummer van leverancier

Als het bankrekening nummer moet worden toegevoegd, kan de gebruiker de bestaande bankrekeningen selecteren uit het register in de lijst of een nieuw bankrekeningnummer toevoegen. De op de factuur gevonden bankrekeningnummers worden ook getoond als suggesties in het drop down menu bij het rekeningnummer.

Als er een nieuw bankrekening nummer wordt toegevoegd voor de leverancier, dan wordt bij de factuur in Heeros Workflow een opmerking toegevoegd in het 'Opmerkingen-veld' om te informeren dat er een bankrekeningnummer is aangemaakt in het leveranciersregister.

Wijzigen geselecteerde leverancier

Als een verkeerde leverancier op de factuur is geselecteerd, kan deze worden gedeselecteerd door op 'Lege velden' te klikken.

Dit icoon bevindt zich naast de tekst met leveranciersinformatie.

Factuurgegevens

Het volgende gedeelte toont de geanalyseerde factuurgegevens.

Factuurnummer - Op de factuur gevonden factuurnummer. Het factuurnummer is verplicht.

Factuurdatum - Op de factuur gevonden factuurdatum. De factuurdatum is verplicht.

Vervaldatum - Op de factuur gevonden vervaldatum of geanalyseerde vervaldatum op basis van factuurgegevens (bv. '30 dagen'). Als het veld 'Vervaldatum' leeg is, kan de datum worden toegevoegd met de knoppen boven het veld. De vervaldatum is verplicht.

0 - Vervaldatum is gelijk aan de factuurdatum.

+14 - De vervaldatum wordt 14 dagen na de factuurdatum berekend.

+30 - De vervaldatum wordt 30 dagen na de factuurdatum berekend

Referentienummer - Op de factuur gevonden referentienummer.

Omschrijving - Betaal omschrijving/referentie voor de factuur. 'Referentienummer' of 'Omschrijving' zijn verplicht.

Boekingsdatum - Gebruikte boekdatum voor de boekhouding. Als de factuur in de boekhouding moet worden geboekt in een andere maand dan de maand van de factuurdatum, dan kan de boekingsdatum worden gewijzigd.

Opmerking - Opmerkingen voor intern gebruik, deze worden toegevoegd aan het opmerkingenveld.

Valuta - Valuta gevonden op factuur of gegenereerd uit analyse. Valuta is verplicht.

Totaal - Totaalbedrag gevonden op de factuur of op basis van analyse. Totaalbedrag is verplicht.

Factuur verwerken na controle

Nadat de factuur en de details ervan zijn gecontroleerd, kan de factuur worden geboekt of verwerkt naar Heeros Workflow.

Lees meer over het aanmaken van boekingen in het volgende hoofdstuk.

U kunt de factuur als gecontroleerd markeren door onder aan de pagina op de knop Gecontroleerd (rechts) te klikken. Door de factuur te valideren, wordt deze ook naar het volgende systeem gestuurd.

Boekingen

Lees meer over 'Boekingen' hier.