Verwerken van facturen met Heeros Inkoopfacturen
De meest effectieve manier voor het importeren en afhandelen van de facturen
Andere manieren voor het importeren en afhandelen van de facturen
Electronische facturen
Niet ondersteunde bestandsformaten en verwerking
De oplossing ondersteunt het verwerken van facturen via administratiespecifieke e-mail adressen (administratie@heeros-invoices-nl.com). Pdf en andere image-bestandsformaat facturen kunnen hierop worden aangeleverd. De factuur wordt naar de oplossing gestuurd als een normale e-mailbijlage.
De e-mail vereist geen andere identificatiegegevens dan het gedefinieerde e-mailadres. Als er meerdere bijlagen in één e-mail worden opgenomen, moeten de bijlagen een unieke naam hebben.
De factuurbijlage wordt bij binnenkomst automatisch geanalyseerd en de factuurgegevens worden vastgelegd. Op basis van de vastgelegde gegevens wordt een leverancier uit het register aan de factuur gekoppeld en worden eventuele standaardgegevens van de leverancier, zoals standaardboekingen, aan de factuur toegevoegd.
De meest effectieve manier voor het importeren en afhandelen van de facturen
- 1 factuur (PDF, JPEG, PNG) per e-mail
- De factuur wordt geanalyseerd, gevalideerd en geboekt zonder extra handelingen.
- 1 factuur (PDF, JPEG, PNG) en 1 of meerdere aparte bijlagen per e-mail
- De factuur wordt geanalyseerd, gevalideerd en geboekt zonder extra handelingen - bijlagen kunnen worden bekeken en zijn als aparte bijlagen te raadplegen in Circula.
- 1 PDF factuur met bijlage in hetzelfde bestand per email
- De factuur wordt geanalyseerd, gevalideerd en geboekt zonder extra handelingen. Bij het valideren van het totale factuurbedrag is extra voorzichtigheid geboden, aangezien de analyse geneigd is om het totale bedrag te zoeken op de laatste pagina van het bestand, dat mogelijk een bijlagepagina is.
Andere manieren voor het importeren en afhandelen van de facturen
- 1 factuur (PDF) met meerdere facturen in hetzelfde bestand
- Om de PDF te verwerken, zal de gebruiker de facturen moeten opsplitsen naar aparte facturen. Houd er rekening mee dat deze oplossing alleen het splitsen van facturen ondersteunt als de PDF-pagina's in de betreffende volgorde staan.
- Meerdere facturen (PDF, JPEG, PNG) in 1 email
- Om de facturen te verwerken, zal de gebruiker de facturen moeten opsplitsen naar aparte facturen.
- 1 factuur (PDF, JPEG, PNG) en 1 of meerdere aparte bijlagen (PDF, JPEG, PNG) per email
- Bij meerdere ondersteunde bestandstypen kan het voorkomen dat een bijlagebestand wordt geselecteerd als factuur. Als dat gebeurt, zal de gebruiker de werkelijke factuur moeten selecteren en de factuur opnieuw moeten valideren.
- Factuur (PDF, JPEG, PNG) met bestandsgrootte tot 10MB
- Bestanden groter dan 10MB kunnen niet automatisch gevalideerd worden. De gebruiker dient handmatig de velden te vullen.
Ontvangst electronische facturen
Electronische facturen verstuurd via het Simplerinvoicing netwerk worden ook via Heeros Inkoopfacturen verwerkt. Het automatisch genereren van boekingsvoorstellen wordt in de huidige versie nog niet ondersteund.
Niet ondersteunde bestandsformaten en verwerking
- Overige bestandsformaten
- Analyse voor facturen met een ander formaat dan eerder vermeld, wordt niet ondersteund. Facturen in Word- en Excel met de status 'Analyse mislukt' kunnen worden gedownload vanuit Heeros Inkoopfacturen. Vervolgens dienen deze te worden omgezet naar pdf en opnieuw naar het klantspecifieke e-mail te worden gestuurd.
- Bij elkaar horende facturen en bijlagen in afzonderlijke e-mails
- Het combineren van factuur- of bijlage bestanden in afzonderlijke e-mails wordt in Heeros Inkoopfacturen niet ondersteund. De gebruiker wordt aanbevolen om de factuur te valideren, vervolgens de bijlage(n) te downloaden en deze in Circula toe te voegen aan de factuur.