Functionaliteit en weergave
Totaal factuuroverzicht
Factuurweergave en boekingsscherm
Control icons
Originele e-mail
Audit trail
Totaal factuuroverzicht
Na het inloggen wordt in 1 scherm alle facturen in het systeem weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft om deze te verwerken. Facturen kunnen worden gefilterd en individuele facturen worden bekeken in de factuurvalidatieweergave.
De linkerkant toont de beschikbare filters en het zoekveld.
Zoek - Zoeken op leveranciersnaam, BTW-nummer van de leverancier en het factuurnummer.
- LET OP! Het zoeken is hoofdlettergevoelig. ‘Financieel’ geeft als resultaat bijvoorbeeld 'Financieel expert', maar niet 'financieel expert'.
Status - Facturen en filter per status.
- Te controleren. Actie verwacht van de gebruiker: de facturen zijn geanalyseerd en staan klaar om te worden gevalideerd
- Mislukt. Actie verwacht van de gebruiker: facturen waarvan de analyse of overdracht na validatie mislukt is
- Transfer compleet. Facturen die zijn gevalideerd en met succes zijn overgedragen naar de workflow.
Administratie - Filter op administraties.
- Lijst toont alle administraties die zijn aangemaakt in Heeros Inkoopfacturen waar de gebruiker toegang toe heeft.
Als u een filter selecteert, worden de facturen weergegeven die door het filter zijn toegepast en worden gegevenskolommen weergegeven. Als u op een factuur in de lijst klikt, wordt de factuurweergave geopend.
Als u informatie uit de lijstweergave wilt kopiëren, maakt u een selectie door Ctrl + y ingedrukt te houden. Met deze selectie kunnen gegevens worden gekopieerd en geplakt naar b.v. Excel.
Factuurweergave en boekingsscherm
Door op een factuurregel te klikken in het factuuroverzicht wordt een factuur geopend.
In de factuurweergave wordt aan de linkerkant de geanalyseerde factuurafbeelding weergegeven. Icoontjes om de factuurbijlagen, de originele e-mail en de audit trail te raadplegen bevinden zich links in de onderste balk. Acties voor het afhandelen van facturen staan in de onderste balk aan de rechterkant.
Control icons
Factuur weergave en bijlage functies
Open factuur in en apart fenster
Activeer/deactiveer vergrootglas
Open e-mail bijlagen
Open e-mail
Open audit trail
Factuur bewerkings functies
Verwijder factuur
Automatische herkenning wijzigen (analyse mislukt)
Re-analyse (analyse mislukt)
Sluiten factuur
Opslaan wijzigingen
Als gecontroleerd markeren
Originele e-mail
De oorspronkelijke e-mail van de factuur verstuurd naar het administratiespecifieke e-mail adres opent in een klein pop-up venster boven de factuur.
De e-mail toont het e-mailbericht en de informatie over de afzender van de e-mail, het tijdstip van verzending, de koptekst en de bijlagen in de e-mail. De bijlagen van het oorspronkelijke bericht kunnen onderaan het pop-upvenster worden geopend om te worden bekeken.
Let op dat deze lijst ook mogelijke bijlagen van e-mailhandtekening bestanden kan vermelden die niet als echte bijlagen in de oplossing zijn geïmporteerd (afbeeldingsbestanden met een hoogte van minder dan 400px). De layout van de oorspronkelijke e-mailtekst beïnvloedt de manier waarop de e-mail wordt gepresenteerd.
Audit trail
De geschiedenis van de afhandeling van de factuur opent in een nieuwe tab ter inzage. Gedetailleerde informatie over de gewijzigde factuurgegevens op kopniveau of in de boeking wordt geopend door op de gewenste rij te klikken.
Als een veld met een lege waarde wordt weergegeven, betekent dit dat de gebruiker een waarde uit een veld heeft geleegd.