Als een bestaand goedkeuringsproces gewijzigd moet worden (bijvoorbeeld bij het toevoegen, verwijderen van een fase of het veranderen van de naam van fase) dan adviseren wij om een nieuw goedkeuringsproces aan te maken. Alle nog niet goedgekeurde facturen dienen dan via het nieuwe goedkeuringsproces verwerkt te worden.
Let er wel op dat het bestaande goedkeuringsproces niet verwijderd dient te worden. Gearchiveerde facturen die via het bestaande goedkeuringsproces zijn verwerkt kunnen anders niet meer terug worden gehaald naar Circula.
Allereerst, maak een nieuw goedkeuringsproces aan onder een nieuwe naam via Instellingen - Goedkeuringsproces. Nog niet goedgekeurde facturen in circulatie die via het nieuwe goedkeuringsproces verwerkt moeten worden, dienen eerst verplaatst te worden naar de eerste fase van het huidige goedkeuringsproces. In deze fase kan via de dropdown bij 'Goedkeuringsproces' het nieuwe goedkeuringsproces worden geselecteerd (in het voorbeeld hieronder 'DemoProcess').
Vervolgens kan de factuur gecirculeerd worden op basis van het aangepaste goedkeuringsproces.