ePalkoissa muodostettu palkka-aineisto voidaan tuoda Heeros kirjanpitoon kahdella tavalla: Lähettämällä ePalkoista tai sisäänlukemalla siirtotiedosto.
Aineistojen lähettäminen ePalkoista
Kirjanpidon aineistotuonnin asetuksiin tulee lisää valintoja ePalkkojen sisääntuontiin liittyen. Pääset asetusvalintoihin kohdasta Asetukset – Yleiset – Liittymät.
Kirjanpidon tapahtumien tuonti ePalkoista
ALV
- Aineiston mukaan – Alv poimitaan suoraan tuodulta aineistolta, eikä sitä lasketa uudelleen Kirjanpidon tili- ja alv-asetusten mukaan.
- Laske alv – Alv lasketaan aineistossa olevien tilien perusteella Kirjanpidon asetusten mukaisesti uudestaan aineistoa tuotaessa.
Koonti
- Ei koontia – Jokainen vientitositteen rivi tuodaan Kirjanpitoon omana rivinään.
- Laskelmittain – Vienneistä tehdään koonnit vientitositteittain.
Laskenkohteiden perustaminen
- Tarkasta laskentakohteet – Aineistossa tuotavat laskentakohteet tarkistetaan ja mikäli niitä EI löydy Kirjanpidosta valmiiksi perustettuina, ei aineistoa voi tuoda sisään. Puuttuvat laskentakohteet tulee perustaa Kirjanpitoon ja sen jälkeen tehdä siirto uudelleen.
- Perusta puuttuvat laskentakohteet – Aineistossa olevat ja Kirjanpidon rekistereistä puuttuvat kustannuspaikat ja laskentakohteet perustetaan automaattisesti tuonnin yhteydessä. Kohteen tiedot (tunnus ja nimi) poimitaan sisääntuotavalta aineistolta.
Tositelaji
- Aineiston mukaan – Palkka-aineiston tositelaji poimitaan aineistolta. Tositelaji tulee olla perustettu Kirjanpidon asetuksiin. Tapahtumien numerointi tapahtuu Kirjanpitoon perustetun tositenumerolaskurin mukaan.
- Valitse tositelaji - Valitse palkka-aineistolle käytettävä tositelaji alasvetovalikosta. Tositelaji tulee olla perustettuna Kirjanpidon asetuksiin, jotta sen voi valita. Huom! Valitse yrityksen käyttämä palkkojen tositelaji.
Kun nämä asetukset ovat kirjanpidon puolella kunnossa, palkkojen kirjanpitoaineisto voidaan lähettää ePalkoista kirjanpitoon tämän ohjeen mukaisesti.
Siirtotiedoston sisäänluku
ePalkoissa muodostetun tiedoston tuonti Heeros Kirjanpitoon tehdään Tapahtumat – Avoimet –näkymästä, Tapahtumien tuonti –painikkeella.
Liittymätyypiksi valitaan HeerosXML ja valitaan ePalkkojen muodostama tiedosto Noudettava aineisto -valikosta.
ALV voidaan käsitellä joko aineistossa tulevan alv-koodin mukaisesti (Aineiston mukaan) tai vaihtoehtoisesti mikäli aineistossa ei tule alv-koodia, katsotaan aineistossa tulevan tilin alv-koodi Heeros Kirjanpidosta (Laske alv).
Tositenumerointi-kohtaan valitaan ”Numeroi uudestaan” ja valitaan sopiva tositelaji (esimerkissä 60 Palkat), jolle palkkatapahtumat muodostetaan. Tositepäivämäärä ja kirjanpidon viennin selite tulevat tällöin ePalkoista.
Koonti - Mikäli haluaa antaa oman kirjanpidon vientiselitteen palkkatapahtumalle, voi valita Koonti –kohtaan Koontitositteen, jolloin pääsee antamaan tositelajin lisäksi haluamansa tositepäivän ja kirjanpidon viennin selitteen:
Ei koontia - Valinnalla Ei koontia ohjelma muodostaa Heeros Kirjanpitoon viennit sellaisenaan kuin ne sisäänluettavassa aineistossa on, jokaisesta viennistä tulee oma vientinsä myös kirjanpitoon.
Laskuittain - Valinnalla Laskuittain ohjelma tekee laskuittain koontivientejä; jos samalla laskulla on vientejä samalle tilille ja samalle laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa.
Koontitosite - Valinnalla koontitosite ohjelma käy läpi koko sisäänluettavan aineiston ja mikäli aineistossa on vientejä samalle tilille ja laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa. Koontitositteelle valitaan tositelaji, jonka takaa haetaan seuraava tositenumero. Vienneistä muodostetaan yksi tosite, tuonnissa valitulle tositepäivälle.
Laskentakohteiden perustaminen
Tarkasta laskentakohteet -valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet on perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Mikäli sisäänluettavassa aineistossa on tapahtumia, joilla käytettyä laskentakohdetta ei löydy Heeros Kirjanpidosta, ei siirto onnistu ennen kuin kyseinen laskentakohde on perustettu kirjanpitoon tai aineistoon on vaihdettu toinen laskentakohde.
Perusta puuttuvat laskentakohteet –valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus ja nimeksi perustuu laskentakohdetason nimi, esimerkiksi sana kustannuspaikka. Laskentakohde on tällöin käytävä nimeämässä kirjanpidon asetuksissa uudelleen halutulla nimellä.
Perusta puuttuvat tilit
Ei-valinnalla siirrossa tulevat tilit tulee olla perustettuna kirjanpitoon, jotta siirto onnistuu.
Kyllä-valinnalla ohjelma perustaa siirrossa tulevat, puuttuvat tilit kirjanpitoon omiksi tileiksi. Tili – Tilit -näkymässä käyttäjän tulee käydä täydentämässä perustettujen tilien tiedot.
Tosite erottaa
Ei sallita –valinnalla sisään luettavan aineiston vientien tulee mennä tasan, jotta siirto onnistuu.
Sallitaan-valinnalla ohjelma pyytää antamaan kirjanpidon tilin, jolle mahdollinen erotus viedään siirron yhteydessä.
Lataa - Varsinainen tapahtumien sisäänluku aloitetaan Lataa –painikkeella.
Tuonnin päätteeksi ohjelma ilmoittaa tuonnin onnistumisesta tai mahdollisista virheistä ruudun yläreunassa.
Palautteesta muodostuu automaattisesti myös pdf-muotoinen siirtoraportti, joka tallentuu Arkiston asiakirja-arkistoon. Pääjaottelu haetaan Kirjanpidon yleisistä asetuksista, kuten muillakin kirjanpidon raporteilla, alajaotteluksi tulee Siirtoraportit.