Lähetä kirjanpitoon -asetus Heeros Linkissä
Tiliotteen siirto manuaalisesti
Mikäli kirjanpidosta puuttuu välistä tiliotteita
Heeros Linkkiin saapuneet tiliotteet siirtyvät automaattisesti Heeros Kirjanpitoon, mikäli sellainen on jo käytössä. Automaattinen siirtyminen edellyttää kuitenkin seuraavia asioita:
- Menussa: pankkitili on tallennettu yrityksen tietoihin IBAN-muodossa (Asiakas-välilehti – Pankkitilit)
- Heeros Kirjanpidossa: pankkitilien asetuksiin on pankkitilille määritelty pankkitilin numero konekielisessä muodossa (IBANin lisäksi), Titon tositelaji sekä kirjanpidon tili.
Mikäli Heeros Linkkiin on ehtinyt saapua jo konekielisiä tiliotteita, eikä Heeros Kirjanpito ole vielä tällöin ollut käytössä, voidaan nämäkin tiliotteet siirtää tarvittaessa jälkikäteen manuaalisesti Heeros Kirjanpitoon. Siirto edellyttää asetusten määrittelyä niin Heeros Linkissä kuin Heeros Kirjanpidossa.
Lähetä tiliote Ostolaskuihin tai Kirjanpitoon -toiminto mahdollistaa tiliotteen siirron manuaalisesti myös Ostolaskuihin.
Lähetä kirjanpitoon -asetus Heeros Linkissä
Heeros Linkin Lähetä kirjanpitoon –asetus vaikuttaa osaltaan, että tiliotteet siirtyvät Heeros Kirjanpitoon. Tarkista myös Heeros Kirjanpitoon määriteltävät asetukset täältä.
- Siirry Asetukset – Asetukset –näkymään
- Klikkaa Tiliotteet-osion Kirjanpito – Lähetä kirjanpitoon –valintaruutua
- Tallenna tieto Tallenna ja sulje –painikkeella.
Kun asetukset on määritelty Heeros Linkkiin ja Kirjanpitoon, on tiliotteet valmiita siirrettäväksi.
Tiliotteen siirto manuaalisesti
Noudetut-näkymän tilioterivillä oleva ikoni kertoo aina tiliotteen tilan.
- Siirry Tiliotteet – Noudetut -näkymään
- Valitse siirrettävät tiliotteet (klikkaus valintaruutuun)
- Klikkaa Lähetä tiliote Ostolaskuihin tai Kirjanpitoon -painiketta
Kyseisellä toiminnolla voidaan valita, siirretäänkö tiliote samanaikaisesti sekä Ostolaskuihin että Heeros Kirjanpitoon tai vain ainoastaan Heeros Kirjanpitoon. HUOM! Mikäli tiliote siirretään manuaalisesti Ostolaskuihin eivät maksuerät kuittaannu automaattisesti tiliotteelta, vaan ne tulee kuitata käsin tiliotteen summien mukaisesti.
- Tiliotteen ajastettu siirto Ostolaskuihin ja Kirjanpitoon = Ajastettu valinta siirtää tiliotteet noin tunnin kuluessa, riippuen tausta-ajon aikatulusta.
- Tiliotteen siirto suoraan Kirjanpitoon =lähettää tiliotteen välittömästi, ilman ajastusta Kirjanpitoon.
- Klikkaa Jatka-painiketta.
Tiliote on voinut jäädä virheeseen syystä, että esimerkiksi pankkitiliä ei ole löytynyt tai pankkitili on virheellinen. Käyttäjän tulee tällöin tarkistaa pankkitili Heeros Menusta sekä varmistaa, että Heeros Kirjanpidon asetuksissa on perustettuna pankkitili ja ko. pankkitilille on määritetty kirjanpidon tili ja tositelaji.
- Mikäli pankkitiliä ei löydy – ohjelma pyytää valitsemaan kenelle asiakkaalle tiliote kuuluu (valinta listasta). Voit valinnassa hyödyntää myös näkymän hakutoimintoja.
- Mikäli pankkitili löytyy, muodostuu siirrosta raportti, jota voi tarkastella myös jälkikäteen (Raportit – Siirtoraportit).
Mikäli kirjanpidosta puuttuu välistä tiliotteita
HUOM! Mikäli kirjanpidossa on käytössä konekielinen tiliote ja automaattinen tiliotetiliöinti, tulee tiliotteet siirtää tiliotenumerojärjestyksessä, jolloin tositenumerointi toimii oikein.
Mikäli tiliote puuttuu välistä ja käytät automaattista tiliotetiliöintiä, tulee tiliote viedä jälkikäteen seuraavasti, sillä näin tositenumerointi saadaan korjattua juoksevaksi.
- Poista Heeros Kirjanpidosta vietävän tiliotteen jälkeen tulleet tiliotteet (Tapahtumat – Tiliotteet) sekä näitä vastaavat viennit (Tapahtumat – Kaikki).
- Tarkista seuraava vapaa tositenumero eli kirjanpitoon viimeisimpänä, ennen puuttuvaa tiliotetta, kirjattu tositenumero.
- Määrittele suurimmasta tositenumerosta seuraava vapaa numero tositelajeihin (Asetukset – Tositelajit).
- Vie puuttuva tiliote ja sen jälkeen tulleet tiliotteet kirjanpitoon.
Tiliotteet viedään kirjanpitoon tiliotenumero- ja päivämääräjärjestyksessä. Ei siis siinä järjestyksessä missä käyttäjä valitsee tiliotteita näkymältä. Tapoja on kaksi:
Tiliotteiden lähetys kirjanpitoon järjestetään
- tiliotteen Numero-kentän mukaan (normaali käytänto) TAI
- tiliotteella olevan pvm-kentän mukaisesti (esim. tilikauden vaihteessa)
Lopuksi käyttäjä saa raportin, jossa tieto onnistuneista ja epäonnistuneista tiliotevienneistä.
ESIMERKKI
Tiliote, joka halutaan lähettää Heeros kirjanpitoon, on numero 50. Heeros kirjanpidosta tulee poistaa kyseisen numeroinnin jälkeen tulleet tiliotteet (51, 52, 53…) ja niihin liittyvät tapahtumat. Poiston jälkeen Heeros Kirjanpidon viimeisin tiliotenumero on tällöin 49. Tiliotteella 49 suurin tositenumero on 116. Määrittele asetuksiin tällöin kyseisen pankkitilin tositelajille tositenumeroksi seuraava vapaa numero eli tässä tapauksessa 117.
- Mahdollisten tositenumerointi toimintojen jälkeen, valitse siirrettävä tiliote (vain yksi tiliote kerrallaan).
- Klikkaa Lähetä kirjanpitoon –painiketta.
- Siirrä lopuksi vielä väliaikaisesti Heeros kirjanpidosta poistetut tiliotteet uudelleen kirjanpitoon
- Siirron jälkeen tiliotteet näkyvät Heeros Kirjanpidon Tapahtumat – Tiliotteet –näkymässä.