Laskun ohjaus oikeaan asiakaskantaan
Tuntematon toimittaja laskulla
Lasku tuotu jo tässä erässä
Lasku löytyy jo asiakaskannasta
Kun Heeros Linkkiin saapuu ensimmäistä kertaa laskuja uudelle asiakkaalle (uuteen Heeros Ostolaskuihin tai asiakkaalle, joka on jo aiemmin vastaanottanut laskuja, mutta nyt saapuvissa laskuissa on asiakkaan nimi virallisesta nimestä poikkeava, tulee ostolasku manuaalisesti ohjata oikeaan Heeros Ostolaskuihin.
Ensimmäisen ohjauksen jälkeen seuraavat saapuvat ostolaskut ohjautuvat jatkossa automaattisesti valittuun Heeros Ostolaskuihin sillä myös asiakkaan nimivariaatio tallentuu järjestelmään ja samalla poikkeavalla nimellä saapuva seuraava lasku ohjautuu tällöin automaattisesti oikeaan Heeros Ostolaskuihin.
Esimerkki asiakkaan nimivariaatiosta: Intrum Justitia Oy -> Intrum tai Intrum Oy.
Laskun ohjaus oikeaan Ostolaskuihin
- Siirry Ostolaskut – Odottaa toimia –näkymään.
- Valitse käsiteltävä lasku (klikkaus valintaruutuun).
- Klikkaa Käsittele odottavat laskut –painiketta.
- Valitse avautuvasta listauksesta se yritys, jolle lasku ohjataan.
Oikean asiakkaan löytymiseen voit hyödyntää näkymän hakutoimintoa (suurennuslasi-kenttä). Hakukenttään voi kirjoittaa haluamansa hakusanan/numeron tai sanan/numeron osan, joka esiintyy asiakkaan nimessä. Käynnistä haku klikkaamalla Suurennuslasi–painiketta tai Enteriä. Haun voi perua tyhjentämällä kentän tiedot ja klikkaamalla Suurennuslasi- tai Enter-painiketta
- Klikkaa asiakkaan valinnan jälkeen Valitse –painiketta
Seuraavan laskun valinta
Mikäli käsittelet samanaikaisesti useita laskuja, valitaan kaikille laskuille ensin asiakkaat. Mikäli käyttäjä on valinnut asiakkaan, mutta toimittaja puuttuu Heeros Ostolaskujen toimittajarekisteristä, voi käyttäjä valita myös oikean toimittajan tai luoda uuden toimittajan.
Mikäli olet valinnut useammalle laskulle jo asiakkaan ja sen jälkeen keskeytät valintatoiminnon (välilehden sulkeminen ilman Valitse-valintaa), säilyy jo aiemmin valitut ohjaukset keskeytyksestä huolimatta.
Asiakkaan valinnan jälkeen muodostuu siirrosta raportti.
Tuntematon toimittaja laskulla
Virheilmoitus: "Laskua ei voitu tuoda: tuntematon toimittaja"
Kun Heeros Link ei tunnista saapuneen ostolaskun toimittajaa, tulee laskun tilaksi tuntematon toimittaja, ja lasku vaatii manuaalisia toimia.
HUOM! Mikäli toimittaja on jo aiemmin perustettu, tulee toimittaja valita annetusta listauksesta (Valitse toimittaja -painike). Käsittele Odottavat laskut -painikkeella voi luoda suoraan puuttuvan toimittajan (Uusi toimittaja -painike). Toimittajan voi halutessaan perustaa myös ennen laskun käsittelyä suoraan Heeros Ostolaskuihin.
Valitse toimittaja
Valitse toimittaja -valinta mahdollistaa jo aiemmin Heeros Ostolaskujen Toimittajat-rekisteriin perustetun toimittajan valinnan laskulle.
- Siirry Ostolaskut – Odottaa toimia -näkymään.
- Valitse käsiteltävä lasku (klikkaus valintaruutuun).
- Klikkaa Käsittele odottavat laskut -painiketta.
- Klikkaa ensin Valitse toimittaja -painiketta ja varmista, ettei toimittajaa ole jo luotu Heeros Ostolaskujen toimittajarekisteriin
- Valitse avautuvasta listauksesta toimittaja, jonka laskusta on kyse.
Oikean toimittajan löytymiseen voit hyödyntää näkymän hakutoimintoa (suurennuslasi-kenttä). Hakukenttään voi kirjoittaa haluamansa hakusanan/numeron tai sanan/numeron osan, joka esiintyy toimittajan nimessä. Voit täydentää hakua myös jokerimerkillä eli tähdellä (*). Käynnistä haku klikkaamalla Suurennuslasi –painiketta tai Enteriä. Haun voi perua tyhjentämällä kentän tiedot ja klikkaamalla Enter-painiketta
- Klikkaa toimittajan valinnan jälkeen Valitse toimittaja –painiketta
Mikäli samalta toimittajalta löytyy useampia laskuja, käsitellään kaikki laskut yhdellä kertaa. Saat ilmoituksen Toimittaja on luotu / valittu. Laskun käsittelystä muodostuu myös siirtoraportti (Raportit – Siirtoraportit).
Mikäli luot toimittajia ja keskeytät jossain vaiheessa toiminnon (välilehden sulkeminen ruksista), säilyy jo aiemmin valmiiksi luodut toimittajat rekisterissä.
Uusi toimittaja
Uusi toimittaja -valinnalla perustetaan Ostolaskujen Toimittajat-rekisteriin uusi toimittaja. Käsittele lasku Odottaa toimia -näkymässä Käsittele odottavat laskut -painikkeella ja klikkaa Uusi toimittaja -valintaa.
HUOM! Varmista, ennen uuden toimittajan perustamista, ettei kyseinen toimittaja ole jo luotu Heeros Ostolaskujen Toimittajat-rekisteriin. Mikäli toimittajan tiedoista pankkitili, Y-tunnus ja toimittajan nimi ovat jo aiemmin luodulla toimittajalla käytössä, ei samoilla tiedoilla voida uutta toimittajaa luoda. Mikäli aiempaan kombinaatioon liittyen nimessä on kuitenkin variaatio, mahdollistuu saman toimittajan tallentaminen rekisteriin. Esim. Helsingin kaupunki, osasto 1, Helsingin kaupunki, osasto 2 jne. (sama nimi, mutta eri osasto, muuten pankkitili ja Y-tunnus samat).
- Määrittele tarvittaessa puuttuvat tiedot:
- Toimittajan numero on pakollinen. Toimittajan numeroksi ehdotetaan Heeros Ostolaskujen asetusten mukaisesti seuraavaa vapaana olevaa toimittajanumeroa.
- Toimittajan nimi on myös pakollinen tieto ja se noudetaan automaattisesti laskulta. HUOM! Toimittajan nimessä EI saa olla seuraavia merkkejä: pilkku (,) kauttaviiva (/), kenoviiva (\), heittomerkki ('). Jos toimittajan nimessä on tällaisia merkkejä, poista ne.
- Mikäli toimittajalla ei ole SEPA-alueen pankkitiliä (IBAN tili puuttuu), tulee toimittaja määritellä ulkomaiseksi. Kotimainen-määrittely tarkistaa pankkitilin oikeellisuuden.
- Finvoicelta tulevia pankkitilejä ei voida muokata/poistaa. Uusia pankkitilejä voidaan kuitenkin lisätä (yhteensä max 10 pankkitiliä).
- Tallenna tiedot Tallenna ja sulje -painikkeella.
Kun toimittaja-tiedot on käsitelty, voit valita seuraavan toimittajan. Saat lopuksi siirtoraportin, joka tallentuu myös raportit-näkymään myöhempää tarkastelua varten (Raportit – Siirtoraportit).
Lasku tuotu jo tässä erässä
Virheilmoitus: "Laskua ei voitu tuoda: Lasku tuotu jo tässä erässä"
Ohjelma tarkistaa ensin, onko samassa laskujen tuontierässä samoja laskuja (ei tarkista tässä vaiheessa Heeros Ostolaskuihin jo siirtyneitä laskuja). Mikäli Heeros Linkkiin saapuu samassa erässä kaksi samaa laskua, siirtyy toinen näistä laskuista odottamaan toimia, statuksella Lasku tuotu jo tässä erässä. Toinen laskuista jatkaa normaalissa käsittelyprosessissa.
Samassa erässä tarkistuksen jälkeen, ohjelma tarkistaa seuraavaksi löytyykö erässä tuotuja laskuja jo Heeros Ostolaskuista Asetuksissa määritys Sallitaanko jo olemassa olevan laskun tuonti – Ei, ei siis koske samassa erässä tuotuja tuplalaskuja. Mikäli tuplalasku löytyy Heeros Ostolaskuista ja asetus on aktivoitu (Kyllä), saa lasku statuksen Lasku löytyy jo asiakaskannasta.
Samassa erässä tuotu tuplalasku voidaan käsitellä alla olevan Lasku löytyy jo asiakaskannasta -ohjeistuksen mukaisesti eli tarvittaessa siirtää Heeros Ostolaskuihin tai poistaa kokonaan Heeros Linkistä.
Lasku löytyy jo asiakaskannasta
Virheilmoitus: "Laskua ei voitu luoda: Lasku löytyy jo asiakaskannasta"
Kun Heeros Linkkiin saapuu ostolaskuja, jotka vastaavat jo aiemmin Heeros Ostolaskuihin siirtyneitä samanlaisia laskuja (tuplalasku), lähetetään siitä ilmoitus asetuksissa määritellyille henkilöille silloin, kun Laskujen tuonti -asetuksissa on estetty saman laskun tuonti. Sallitaanko…-asetus tarkistaa ainoastaan, löytyykö tuotu lasku jo Heeros Ostolaskuista. Asetus ei estä samassa erässä tuotavia tuplalaskuja.
Laskun tuonnissa verrataan Linkkiin saapuneista laskuista seuraavat tiedot:
- Laskun toimittaja
- Laskun numero
- Laskun päiväys
- Laskun loppusumma.
Mikäli lasku löytyy jo asiakaskannasta voidaan se haluttaessa tuoda Heeros Ostolaskuihin tai poistaa Heeros Linkistä.
Saman laskun tuonti Heeros Ostolaskuihin (vaikka lasku löytyy jo kannasta)
- Salli poikkeuksellisesti saman laskun tuonti (Asetukset – Laskujen tuonti – Sallitaanko…Kyllä)
- Käsittele valittu lasku Odottaa toimia -näkymässä (Käsittele odottavat laskut -painike)
- Lasku siirtyy Kesken-näkymään, josta se poistuu automaattisesti, kun siirto on tehty (noin tunnin kuluessa)
- HUOM! Sallitaanko jo olemassaolevan laskun tuonti -asetus tulee palauttaa ennalleen (Ei), vasta sen jälkeen kun toiminto on suoritettu eli lasku on poistunut Kesken-näkymästä.
Saman laskun poisto Heeros Linkistä (lasku löytyy jo Heeros Ostolaskuista)
- Valitse poistettava lasku Odottaa toimia -näkymässä
- Klikkaa Poista-painiketta
- Varmista laskun poisto antamalla avautuvaan ikkunaan laskun poistoselite
- Mikäli poistat samanaikaisesti useampia laskuja kerralla, annetaan kaikille laskuille yhteinen poistoselite.
- Klikkaa Jatka-painiketta
Poistettu lasku siirtyy Raportit – Poistetut -näkymään, jossa se voidaan vielä kahden kuukauden ajan poistopäivästä palauttaa takaisin käsittelyyn. 2 kuukauden jälkeen poistettu lasku poistuu kokonaan Heeros Linkistä, eikä sitä voida enää palauttaa takaisin järjestelmään.