Edellytykset automaattiselle siirrolle
Käyttöönotto
Laskun ja suorituksen historiatiedot
Siirtoraportti
Automaattisen siirron epäonnistuessa
Kirjanpitoon siirtyneen laskun tai suorituksen poistaminen
Kirjanpidon kausi
Edellytykset automaattiselle siirrolle
Ostolaskut- ja suoritukset siirtyvät automaattisesti Heeros-kirjanpitoon, mikäli seuraavat edellytykset täyttyvät:
- Automaattinen siirto -toiminto on asetettu päälle (Asetukset – Yleiset – Liittymät-välilehti)
- Ostolasku on tositenumeroitu, tiliöity ja kierron viimeisessä vaiheessa (tai tarkastuskierron vaiheessa, josta automaattinen siirto on mahdollista)
- Suoritus on tositenumeroitu ja kirjattu joko automaattisesti tiliotteelta tai käsinsuoritettu
- Lasku tai suoritus on siirtymässä kirjanpidon avoimelle kaudelle
HUOM! Jotta automaattinen siirto toimii, tulee laskun siirtäjällä olla vähintään peruskäyttäjäoikeudet Kirjanpitoon.
Käyttöönotto
- Siirrä ensin kohdassa Siirrettävät - Ostolaskut olevat laskut kirjanpitoon manuaalisesti (automaattinen siirto ei koske laskuja, jotka ovat jo Siirrettävät-näkymässä)
- Laita automaattinen siirto päälle kohdassa Asetukset – Yleiset – Liittymät-välilehti valitsemalla Automaattinen siirto käytössä = Kyllä sekä ostolaskuille että suorituksille.
HUOM! Matkalaskuille ei ole vielä toteutettu automaattisiirtoa
HUOM! Automaattisiirto ei tällä hetkellä vielä toimi massasiirtoa käytettäessä
HUOM! Automaattisiirron toiminta edellyttää, että henkilö joka siirtää laskun vaiheeseen, josta siirto tapahtuu, on vähintään peruskäyttäjäoikeudet Kirjanpitoon.
- Käy muuttamassa ja tallentamassa ne kierron vaiheet (esimerkiksi viimeinen vaihe), joista haluat automaattisiirron käynnistyvän. Käyttöönoton yhteydessä tulee vaihe avata ja valita KYLLÄ kohtaan "Lasku siirretään tästä vaiheesta" . Muista tallentaa muutos, jotta automaattinen siirto toimii.
4. Mikäli haluat siirtää laskun kirjanpitoon heti, kun se on tiliöity (eikä vasta tarkastuskierron viimeisessä vaiheessa), aktivoi automaattisiirto tähän vaiheeseen. Jos laskun tiliöintiä muutetaan kirjanpitosiirron jälkeen, päivittyy muuttunut tieto myös kirjanpitoon, edellyttäen että laskun viimeiseen vaiheeseen on myös aktivoitu automaattisiirto (suositus).
Kohdassa Asetukset – Tarkastuskierrot voit määritellä mistä vaiheista automaattinen kirjanpitosiirto tapahtuu.
Laskun ja suorituksen historiatiedot
Siirrossa kestää muutamia sekunteja eli tieto ei päivity aivan saman tien laskulle ja näkymille.
Laskun historiatietoihin tulee merkintä onnistuneesta tai epäonnistuneesta siirrosta ja laskun kierron viimeiseen vaiheeseen tallentaneen henkilön nimi.
Lisäksi näkymissä Ostolaskut (Kierrossa, Hyväksytyt, Kaikki) näkyy ikoni ja tooltip, mikäli laskun siirto on epäonnistunut.
Suorituksen Muutokset-lokissa näkyy automaattisen siirron ajankohta ja Heeroksen automaattisen siirron suorittaja HSCustomer Admin.
Siirtoraportti
Onnistuneesti kirjanpitoon siirtyneistä laskuista tai suorituksista ei enää muodostu siirtoraporttia. Sen sijaan epäonnistuneesta siirrosta muodostuu siirtoraportti, josta myös selviää epäonnistumisen syy.
Automaattisen siirron epäonnistuessa
Mikäli laskua tai suoritusta ei onnistuta siirtämään kirjanpitoon automaattisesti (esim. laskulla käytetty tili, kustannuspaikka tai alv-koodi ei vastaa kirjanpidossa olevaa, kirjanpidon kausi on lukittu), jäävät nämä laskut tai suoritukset Siirrettävät-näkymään, josta ne voidaan siirtää manuaalisesti kirjanpitoon sen jälkeen, kun virheet ovat korjattu laskulla.
Kirjanpitoon siirtyneen laskun tai suorituksen poistaminen
Mikäli kirjanpitoon automaattisesti siirtynyt lasku tai suoritus poistetaan Ostolaskuista pitää se käydä poistamassa kirjanpidosta manuaalisesti. Laskun poistaminen Ostolaskuista ei siis automaattisesti poista laskua kirjanpidosta.
Kirjanpidon kausi
Huomioithan, että on erittäin tärkeää merkitä kirjanpitoon ostoreskontran lukituspäivämäärä (Kirjanpito – Asetukset -Yleiset – Kirjanpidon asetukset) heti siinä vaiheessa, kun kirjanpitoon ei saa enää siirtyä Ostolaskuista uusia laskuja tai suorituksia kyseiselle kuukaudelle.